10 Fragen, die Sie einem HR-Service-Delivery-Provider stellen sollten

Sie sind auf der Suche nach der passenden HR-Service-Delivery-Plattform? Hier gibt es einiges zu beachten. Das Angebot auf dem HR-Software-Markt ist nämlich riesig. Diese 10 Fragen sollten Sie einem HR-Service-Delivery-Provider stellen, um die Spreu vom Weizen zu trennen.

82 Prozent der Personalverantwortlichen nutzen eine HR-Software. Aber wirklich zufrieden ist nur ein Viertel der Anwender. Das offenbart der „HR-Software-Report 2018“ des Magazins „Personal Manager“. Fast jeder fünfte Teilnehmer plant daher, die Software zu wechseln oder zu ergänzen.

Es gibt aber einen Haken an der Sache: Der Markt ist extrem unübersichtlich und zerklüftet. Fragen auch Sie sich: „Wie finde ich unter diesen Umständen heraus, welcher Lösungsanbieter meine Bedürfnisse am besten erfüllt?“ Dann stellen Sie Ihrem HR-Service-Delivery-Provider am besten die folgenden 10 Fragen. Die Antworten bringen Sie einen großen Schritt weiter. Versprochen!

1. Passt neu zu alt?

Sie verwenden bereits eine HR Core System und wollen dieses um bestimmte Features ergänzen? Dann ist es essentiell, dass alle Systeme über eine passgenaue Schnittstelle auf den gleichen Pool an Mitarbeiterdaten zugreifen. Das gewährleistet, dass Sie unabhängig von Ihrem jeweiligen Firmenstandort immer aktuelle Informationen parat haben.

2. Synchronisiert sich das System zuverlässig mit anderen Systemen?

Überprüfen Sie, ob sich Ihre neuen HR-Services automatisch mit all Ihren vorhanden digitalen HR-Anwendungen synchronisieren lassen. Fließen beispielsweise die Daten aus der Mitarbeiterdatei in Ihr Performance-Management-System? Ein automatischer Datenaustausch vermeidet doppelte Datenhaltung und Datenpflege und reduziert Fehler. Fragen Sie bei dieser Gelegenheit auch nach dem Feature „Single Sign-On“! So wechseln Sie zwischen Programmen hin und her, ohne sich jedes Mal neu anmelden zu müssen.

3. Können Mitarbeiter weltweit unterstützt werden?

Sie arbeiten in einem global agierenden Unternehmen? Dann brauchen Sie eine Plattform, die die Einhaltung lokaler Compliance-Vorgaben gewährleistet. Ihre HR-Service-Delivery-Plattform unterstützt Sie dabei, indem sie Sie zum Beispiel gemäß der jeweiligen Landesvorschriften an fehlende Dokumente erinnert, oder an auslaufende Berechtigungen.

4. Wird die Einhaltung der Compliance gewährleistet?

Als Personalmanager arbeiten Sie täglich mit sensiblen Daten. Das setzt eine zuverlässige Einhaltung geltender Compliance-Richtlinien voraus. Fragen Sie den HR-Service-Delivery Provider daher unbedingt danach, ob seine Software Sie dabei unterstützt, gesetzliche Fristen und Vorgaben zuverlässig einzuhalten. Und das am besten automatisch.

5. Wie anwenderfreundlich ist die Plattform?

Nehmen Sie die Usability einer HR-Service-Delivery-Plattform genau unter die Lupe. Je intuitiver und einfacher sie sich bedienen lässt, umso besser. Stehen global agierenden HR-Teams beispielsweise alle relevanten Daten mit einem Klick zur Verfügung? Umso zügiger beantworten sie eingehende Mitarbeiteranfragen. Das steigert die Effektivität in der Personalabteilung und die Employee Experience.

6. Fördert die Lösung eine agile HR-Arbeit?

Ihre neue HR-Plattform soll Ihre Workflows vereinfachen und intelligenter steuern. Die Voraussetzung dafür ist, dass die Software Ihre Prozessabläufe vollständig abbildet und weitgehend automatisiert. So können Sie auf Mitarbeiteranfragen oder unvorhergesehene Geschäftsanforderungen wesentlich schneller reagieren.

7. Ist die Software cloudbasiert?

Sie fragen sich, welche Vorzüge eine cloudbasierte Personalmanagemenlösung bietet? Das Attribut „cloudbasiert“ steht für Lösungen, die immer up-to-date sind. Sie aktualisieren sich automatisch. Sie müssen also nicht monatelang auf ein neues Upgrade warten und dieses dann auch noch selbst implementieren. Das weitere Plus einer cloudbasierten Lösung: Sie ist rund um die Uhr und an jedem Ort verfügbar. Sie können also maximal flexibel arbeiten. Wann immer und wo immer Sie wollen!

8. Wie zügig läuft die Implementierung ab?

Je länger sich die Implementierung Ihrer neuen Plattform hinzieht, umso mehr schränkt das Ihre Effektivität ein. Schließlich stellt eine schnelle Verfügbarkeit des neuen Tools sicher, dass Ihre agile HR-Arbeit schnellstmöglich startet. Empfehlenswert sind HR-Lösungen, die zu 80 Prozent vorkonfiguriert sind. Dann sind nur noch minimale individuelle Anpassungen nötig.

8. Kann ich Prozesse personalisieren?

Je nach ihrer Rolle haben Mitarbeiter unterschiedliche Rechte, um auf HR-Daten zuzugreifen. Umso wichtiger sind passgenaue Zugangsberechtigungen innerhalb einer Software. Ansonsten ist die Gefahr groß, dass sensible Daten in die falschen Hände geraten. Und gerade im HR-Umfeld ist damit nicht zu spaßen.

9. Wie sicher ist die Lösung?

IT-Security ist in Zeiten, in denen Hackerangriffe zunehmen, ein zentrales Thema. Daher sollten Sie genau hinterfragen, welche Sicherheitsvorkehrungen der Anbieter getroffen hat. Achten Sie darauf, ob das Rechenzentrum, in dem die Software gehostet wird, über Zertifizierungen nach SSAE16 Typ II (SOC1, SOC2, SOC3) und ISO 27001 verfügt. Daten sollten außerdem bei der Übertragung nach dem Advanced Encryption Standard (AES-256) verschlüsselt werden. Sind all diese Punkte erfüllt, garantiert das die größtmögliche Sicherheit.