Agile HR: Wie Personalabteilungen den Wechsel zur Agilität schaffen

Agile HR: Wie Personalabteilungen den Wechsel zur Agilität schaffen

Eine herausragende Employee Experience  |  HR-Produktivität steigern

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Was bedeutet eigentlich agile HR? Lange Zeit waren Softwareentwickler die einzigen Personen, die mit der agilen Methode vertraut waren. Aber in den letzten Jahren haben agile Prinzipien für Aufsehen gesorgt, indem sie das Projektmanagement und auch HR-Prozesse in einer Vielzahl von Branchen neu gestaltet haben.

In einer Zeit, in der HR-Abteilungen flexibel auf Veränderungen reagieren müssen, kann Agilität jedem Unternehmen eine Reihe von Vorteilen bieten. Ihre Konzeption jedoch erfordert eine Umstrukturierung von Teams und Abteilungen. 

Bevor Sie entscheiden, ob Agilität für Ihr HR-Team das Richtige ist, müssen Sie zunächst verstehen, worum es sich handelt. Welche  Schlüsselkonzepte stehen dahiner? Wie wirkt sich Agilität sich auf den Alltag Ihrer Mitarbeiter aus?

 

Agilität ist nicht gleich agile Methodik

Zum besseren Verständnis von Agilität unterscheiden wir zwischen der agilen Methodik zur Softwareentwicklung wie Scrum, Kanban oder Design Thinking und einer agilen Arbeits- und Denkweise.  Sicherlich könnten die meisten Mitarbeiter und Unternehmen davon profitieren, agiler zu werden – also so anpassungsfähig, proaktiv und schnell zu denken wie möglich. 

Agilität als Mindset bedeutet viel mehr als nur eine Methode für besseres Projektmanagement. Die Werte, die den Ursprung in der agilen Softwareentwicklung hatten, sind inzwischen auf das Management von Organisationen übertragen und erweitert worden. Prinzipien wie Anpassungsfähigkeit, Kundenfokussierung, Interaktion und Dialog sowie iteratives Vorgehen helfen Teams heute effizienter und strategischer zu arbeiten. Dabei ist es von Vorteil, dass Prozesse in kürzerer Zeit abgeschlossen werden und Unternehmen generell mehr auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter und Kunden eingehen können.

Die klassische Wasserfall-Methode, die eine hierarchische und strukturierte Herangehensweise darstellt, ist in vielen Teams und Projekten nicht mehr praktikabel, da sie nicht flexibel ist.

Agilität bedeutet auch laut Wikipedia-Definition, dass Teams proaktiv, antizipativ und initiativ agieren, um notwendige Veränderungen vorherzusehen und entsprechend einzuführen.

Die drängende Nachfrage nach Agilität 

Mit dem raschen Fortschritt der Digitalisierung verändern sich Erwartungen und Anforderungen an unsere tägliche Arbeit. Agilität kann Unternehmen helfen, agiler und reaktionsfähiger zu handeln. Um jedoch eine flächendeckende Veränderung in einer agilen Organisation  zu schaffen, müssen Mitarbeiter offen sein für die Neugestaltung von Arbeitsabläufen. Sie müssen die Organisation und Ausführung ihrer Arbeit neu überdenken.  

Der Schritt in die Agilität fällt vielen Unternehmen immer noch schwer, wie der Future Organization Report 2019 von Campana & Schott und des Instituts für Wirtschaftsinformatik der Universität St.Gallen zeigt. Die wichtigste Erkenntnis aus der Studie:

Viele Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz arbeiten zwar bereits mit agilen Methoden, doch  sie sind nicht durchgehend agil, da die Agilität noch nicht in den Köpfen der Mitarbeiter oder in der Unternehmenskultur verankert  ist.

Hier nimmt die HR eine Schlüsselrolle ein. Wenn sie im  Dialog mit Führungskräften und Mitarbeitern zusammenarbeiten kann, können neue Organisationsstrukturen, iterative Prozesslandschaften und eine agile Kultur, die auf Transparenz und Vertrauen gebaut ist, in Unternehmen Einzug halten.

So gelingt der erfolgreiche Übergang zur Agilität

Da sie ursprünglich auf die Softwareentwicklung zugeschnitten war, gibt es eine Menge agiler Logistik, die möglicherweise nicht auf Ihr HR-Team zutrifft. Aber das Positive an Agilität ist, dass Unternehmen die Vorteile des agilen Mindsets nutzen können, die für ihre Teams und Arbeitsprozesse am meisten Sinn machen.

Das können selbstorganisierte Teams sein oder Standup-Meetings oder auch iterative Entwicklungsprozesse. Das können aber auch direkte Feedbackschleifen sein oder transparente „Task Boards“, die anderen Teams eine Übersicht über aktuelle Projekte und Termine geben.

Wie auch immer Sie  ihren unternehmensinternen Prozess zum agilen Arbeiten hin gestalten, es empfiehlt sich Veränderungen schrittweise einzuführen, wenn Sie Erfolg sehen wollen.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, den schrittweisen Übergang in eine agile Personalabteilung anzugehen. Ein einfacher erster Schritt kann darin bestehen, sich auf den wichtigsten Wert eines Unternehmens zu konzentrieren: die Unternehmenskultur.

Überlegen Sie sich, welche Aspekte Ihrer Unternehmenskultur Sie verbessern, erhalten oder verändern möchten. Eine agile Personalabteilung mit einem Fokus auf kontinuierlicher Mitarbeiterkommunikation, Feedback und Lernen bietet eine Grundlage für die Verbesserung der Employee Experience und des Mitarbeiterengagements.

Stellen Sie  sicher, dass Ihr Management bei der bevorstehenden Veränderung mit an Bord ist. Legen Sie Erwartungen und Ziele fest und sorgen Sie dafür, dass sich alle beteiligen. Wenn sich nur die Hälfte des Teams an die neue Arbeitsweise anpasst, müssen Sie den Rahmen, den Sie für den Übergang festgelegt haben, neu gestalten.

Hürden bei der Umstellung zur HR-Agilität überwinden

Die Umstellung auf eine agile Arbeitsweise passiert nicht über Nacht. Beginnen Sie mit Projekten, die ein geringes Risiko tragen, bis Ihr Team mit  der neuen Herangehensweise vertraut ist.

Das mag offensichtlich erscheinen, aber unterstützt Teams dabei, aus Fehlern zu lernen und unter Umständen Anpassungen vorzunehmen. So wird Agilität auch innerhalb der Umstellung gelebt und kann zum Erfolg führen. 

Die kontinuierliche Verfeinerung und Neuanpassung von eingeführten Prinzipien ist der beste Weg, Hürden zu antizipieren, bevor sie entstehen. Klar ist außerdem: Das Akzeptieren von Veränderungen ist Teil eines agilen Mindsets. Denn wenn Sie sich mit Veränderungen nicht wohlfühlen, dann können Sie nie wirklich agil sein.  

Eine HR-Technologie, die den agilen Ansatz unterstützt, kann den Übergang für jeden einzelnen Ihrer Mitarbeiter erleichtern. Eine integrierte HR-Service-Delivery-Plattform kann die Reaktionsfähigkeit Ihres Unternehmens auf Veränderungen erhöhen und das Engagement der Mitarbeiter bei jedem Schritt verbessern.

Heutzutage steht die Verbesserung der Employee Experience im Mittelpunkt jeder HR-Initiative. Ein reibungsloser Übergang zu einem agilen HR-Management kann diese verbesserte EX noch schneller herbeiführen. Darüber hinaus hat der Einsatz einer modernen, integrierten Lösung wie der PeopleDoc HR-Service-Delivery-Plattform, den Vorteil, dass Sie die Prozesskosten in der HR um 50 bis 70 Prozent senken und die Effizienz um bis zu 40 Prozent steigern können.

Das bedeutet, Ihr HR-Team kann wichtige Zeit zurückgewinnen, um sich strategischen Aufgaben zu widmen, die Ihr Unternehmen fit für die Zukunft machen und es langfristig gewinnbringend aufstellt.   

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Über Volker Würthner

Director Customer Service bei PeopleDoc Germany GmbH