7 Kriterien zur Auswahl einer Employee-Case-Management-Lösung

Je schneller ein Unternehmen wächst, desto höher wird der tägliche Bearbeitungsaufwand an Mitarbeiteranfragen. Das Bearbeiten von Anfragen kann sich regelrecht zu einer Vollzeitbeschäftigung für die Personalabteilung entwickeln und HRler davon abhalten, strategisch wichtige Projekte voranzutreiben. Das ist nicht nur schlecht für die Reputation der Personalabteilung, sondern auch für die Mitarbeiter, die auf Antworten warten und keinen Einblick in den Bearbeitungsstatus ihrer Anfrage haben.

Welches wirkungsvolle Instrument können schnell wachsende Unternehmen also nutzen, um solch eine Entwicklung zu verhindern? Der Einsatz einer Employee-Case-Management-Lösung (ECM) kann sowohl die Employee Experience als auch das Aufgabenmanagement der Personalabteilung verbessern, indem sie einen effizienten und transparenten Workflow schaffen, den alle Anfragen automatisch durchlaufen. 

Mitarbeiter stellen ihre HR-Anfragen elektronisch und das System leitet diese dann schnell und automatisch an den richtigen Ansprechpartner weiter. Dadurch wird der manuelle Aufwand des HR-Teams reduziert und die Mitarbeiter haben die Möglichkeit, den Status ihrer Anfragen kontinuierlich zu verfolgen. Verfügt die ausgewählte Lösung über eine Wissensdatenbank, können Mitarbeiter eigenständig nach Informationen suchen, bevor sie eine Anfrage an die Personalabteilung stellen - das ist effizient und spart Zeit!

Die verfügbaren Lösungen am Markt haben unterschiedliche Funktionalitäten und nicht jede EmployeeCase-Management-Lösung passt zu den Anforderungen eines jeden Unternehmens. Wir stellen Ihnen eine Reihe von Hauptmerkmalen vor, die sie bei der Auswahl einer geeigneten Case-Management-Lösung unbedingt berücksichtigen sollten:

1. Die einfache Integration 

Entscheidet sich ein Unternehmen für ein Investment in eine ECM-Lösung, wollen Personaler  nicht gleich alle vorhandenen HR-Systeme austauschen. Ganz im Gegenteil - Personaler profitieren von einer Lösung, die lückenlos mit der vorhandenen HR-Systemlandschaft integrierbar ist. Das gilt auch für weitere Software-Lösungen, die in der Zukunft angeschafft werden könnten - sie müssen systemübergreifend einsetzbar sein. Ist eine solche Verknüpfung nicht möglich, führt dies zu zeitaufwändigen Workarounds und zu Frustration bei den Beteiligten.

Viele Mitarbeiteranfragen enthalten höchst sensible und private Informationen, die adäquat verarbeitet und dokumentiert werden müssen. Daher ist es besonders wichtig, dass die neue Employee-Case-Management-Lösung mit dem vorhandenen HRIS zur Speicherung, Erstellung und Verwaltung von Personalakten kompatibel ist. Der Großteil der modernen Lösungen bietet Funktionen zur Unterstützung und Verbesserung solcher Prozesse an.

2. Das Wachstumspotenzial 

Ein Unternehmen investiert finanzielle und personelle Ressourcen in die Einführung einer neuen Technologie. Ihr Team will natürlich vermeiden, dass eine ECM-Lösung nach kurzer Zeit die Kapazitätsgrenzen erreicht und eine neue Investition nötig wird.

Wählen Sie eine Lösung aus, die sich gemeinsam mit Ihnen dynamisch weiterentwickeln kann. Veröffentlicht der Anbieter beispielsweise kontinuierlich Produktaktualisierungen und -erweiterungen, die Ihr Team schnell anwenden kann? Kann das Tool maßstabsgerecht personalisiert werden? Ist das nicht der Fall, kann das Unternehmenswachstum an einem bestimmten Punkt deutlich gehemmt werden.

3. Die individuelle Anpassungsfähigkeit

Mitarbeiter müssen nicht zwangsläufig Zugang zu jeder einzelnen Regelung oder jeder Prozessdokumentation erhalten - besonders dann, wenn Richtlinien je nach Standort, Anstellungsart, usw. variieren. Der Zugang zu irrelevanten  Informationen kann irreführend sein und es HR-Mitarbeitern erschweren, die gesuchten Informationen zu finden. Das verschlechtert die User Experience, und Ihre Mitarbeiter kommen unter Umständen frustriert zu Ihnen, weil sie Unterstützung brauchen. Daher ist es ratsam, die individuelle Anpassungsfähigkeit einer Employee-Case-Management-Lösung im Vorfeld zu evaluieren. 

Die ideale Software-Lösung zeigt nicht nur die relevanten Inhalte für jeden Mitarbeiter an, die Inhalte werden auch automatisch an veränderte Arbeits- oder Lebensumstände angepasst (zum Beispiel bei einem Umzug). Zudem sollten die HR-Experten, je nach Verantwortungsbereich, Zugang zu allen notwendigen Ressourcen - von Vorlagen bis zur Personalakte - erhalten, um Mitarbeiteranfragen effizient beantworten zu können.

4. Kurzfristige und schnelle Implementierung 

Die Implementierung einer ECM-Lösung kann unter Umständen Monate bis zu einem Jahr beanspruchen. Cloud-basierte Lösungen können in der Regel wesentlich schneller implementiert werden als On-Premise-Alternativen. Das liegt vor allem daran, dass knapp 80 % der Plattform vorkonfiguriert werden kann und HR-Teams bei Projektstart im Prinzip direkt loslegen können. 

Auch wenn sich angebotene Tools unterscheiden, gibt es einen Grundsatz, dem Sie folgen sollten: Ist die Lösung von HR-Experten für HR-Experten entwickelt? Dann ist die Lösung wahrscheinlich leicht zu implementieren - ohne zu stark von der IT abhängig zu sein. 

5. Die Vorteile der Cloud 

Cloud-basierte HR-Lösungen bieten unzählige Vorteile: angefangen bei einem standortunabhängigen direkten Zugang zu allen Informationen bis hin zu einer Reduktion der papierbasierten Ablage. 

Im Gegensatz zu gehosteten oder On-Premise-Optionen können cloud-basierte Tools kostengünstiger und weniger wartungsintensiv sein. Achten Sie bei Ihrer Auswahl auf einen Anbieter, der regelmäßige automatische Updates durchführt. Dadurch wird die Abhängigkeit vom IT-Support verringert und sichergestellt, dass Ihr Team immer mit der jüngsten Lösungsversion arbeitet.

6. Die Verfügbarkeit detaillierter HR-Insights 

Ein weiterer Vorteil von ECM-Lösungen ist die Möglichkeit, die verfügbaren HR-Daten zu analysieren und zu evaluieren. 

Verfügt eine Lösung über solide Analysefunktionen, kann die Personalabteilung wertvolle Insights gewinnen, zum Beispiel über häufig gestellte Mitarbeiterfragen oder die durchschnittliche Dauer bis zur Falllösung. Diese Einblicke helfen HR-Teams dabei, ihre Prozesse zu optimieren, Verbesserungspotenziale zu erkennen und objektiv zu messen, welchen Einfluss Technologien auf die Employee Experience haben. Analysefunktionen sind allerdings erst dann wirklich hilfreich, wenn die Handhabung intuitiv ist und die Ergebnisse leicht auswertbar sind.

7. Compliance vorausschauend managen

Das Thema Compliance ist für HR-Experten äußerst wichtig. Mit der richtigen ECM-Software und einer lückenlosen Verknüpfung mit dem Dokumenten-Management können HR-Teams die Compliance aktiv verwalten.

Im Laufe eines Employee Life Cycle gibt es immer wieder Situationen, in denen neue Mitarbeiterdokumente erstellt werden müssen - ob Mutterschaftsurlaub oder Abteilungswechsel. Durch die Verknüpfung ihrer Employee-Case-Management-Lösung mit  dem Dokumenten-Management kann die Personalabteilung sicherstellen, dass neue Dokumente automatisch im System gespeichert werden. Auf diese Weise kann das Team schnell und einfach einen Überblick über alle Dokumente behalten und sicherstellen, dass sie stets aktuell sind, um alle Vorschriften einzuhalten. 

Wählen Sie die Employee-Case-Management-Lösung, die zu Ihrem Unternehmen passt 

Das richtige ECM-Tool kann die tägliche Arbeit der Personalabteilung quasi revolutionieren. Der Alltag Ihres HR-Teams wird erleichtert und die Employee Experience unternehmensweit nachhaltig verbessert. Wenn Sie diese 7 Entscheidungskriterien berücksichtigen, finden Sie die Lösung, die zu Ihren Bedürfnissen passt und den besten Return-On-Investment bietet.