Best Practice: HR-Services im Wandel bei Yves Rocher

Drei Aktenschränke voller Papier sind ausgemustert, ein weiterer folgt. Der Platzzugewinn ist nicht das einzige Ergebnis der Implementierung eines automatisierten digitalen Employee File Managements und eines Mitarbeiterportals bei Yves Rocher – höchstens das sichtbarste. Zusätzlich wird die HR durch das digitale Versenden von Gehaltsabrechnungen in das eVault (elektronisches Schließfach) der Mitarbeiter bedeutend entlastet. Vor allem profitieren Mitarbeiter und HR-Manager aber spürbar von einem zentralen Ablagesystem, effizienteren Abläufen und besseren HR Services.

Es war tatsächlich die Platzfrage, die den Stein bei Yves Rocher, die eigenen HR Services neu aufzustellen, endgültig ins Rollen brachte. In dem neuen Firmengebäude, dass sich die Organisation ausgeguckt hatte, sollte HR mit einer geringeren Quadratmeteranzahl Vorlieb nehmen. Doch wie und wo Raum einsparen?

„Der Blick wanderte auf die vielen Aktenschränke voller Papier“, erinnert sich Stefan Schröder, Human Resources, Yves Rocher. „Die Lösung lag auf der Hand: Warum nicht in ein digitales Ablagesystem investieren?“ Für ein so genanntes Employee File Management sprach auch der zu erwartende Effektivitätszugewinn, der dank des höheren Automatisierungsgrades einer solchen Software in greifbare Nähe rückte.

Und der war mehr als willkommen. Denn bisher wurden alle Mitarbeiterdaten auf Papier verwaltet, was für viele Wege und viel Aufwand sorgte. „Galt es etwa Unterschriften von Mitarbeitern innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einzuholen, musste HR die Mitarbeiter im Zweifel immer wieder kontaktieren, erinnern und ermahnen“, erinnert Stefan Schröder sich. „Das kostete Zeit und Nerven.“ Die Hoffnung: Mit einem System, das über eine höhere Prozessautomatisierung verfügt, würde das der Vergangenheit angehören.

Besonders der komplexe HR-Prozess des Onboardings sollte durch digitale und automatisierte Prozesse schlanker werden. Die HR hatte außer einer regelmäßigen manuellen Kontaktaufnahme keine Möglichkeiten die Mitarbeiter auf Fristen hinzuweisen. Es war durch manuelle Prozesse oft schwierig Fristen einzuhalten, denn auch die Versanddauer von mehreren Tagen musste eingeplant werden. Eine manuelle Erstellung aller Schritte und Dokumente seitens der Personalabteilung waren notwendig.

Anforderungen an das System

Die Hoffnung wurde nicht enttäuscht. Heute erleichtert eine Funktion für das digitale Signieren von HR-Dokumenten besagten Ablauf. HR legt dazu einfach das zu unterzeichnende Dokument im elektronischen Schließfach (eVault) des Mitarbeiters ab, und löst einen automatisierten Prozess aus, der den Mitarbeiter per SMS informiert, dass er bis zu Tag X eine Unterschrift leisten muss. Mit einem Klick auf den integrierten Link gelangt er zu dem Dokument und kann es digital unterzeichnen. Das stellt die Einhaltung wichtiger Gesetzes- und Compliance-Regeln sicher.

Möglich macht dies das inzwischen implementierte Employee File Management, innerhalb dessen sich verschiedenste Workflows automatisieren lassen. Das hat auch in vielen anderen Bereichen für Entlastung gesorgt. Mit ihm managt die HR bei Yves Rocher alle mitarbeiterbezogenen Dokumente. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer digitalen Personalakte. Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen und sicheren Ort, der von jedem Gerät jederzeit und von überall erreichbar ist.

Die Lösung

Auf der Suche nach einem Anbieter wurde der Konzern bei dem Softwarehersteller PeopleDoc fündig. Nach eingehender Begutachtung kamen die Projektverantwortlichen bei Yves Rocher zu dem Schluss: Das Employee File Management mit integrierter Prozessautomatisierung bietet die gewünschten Funktionen, mit denen sich sämtliche Ereignisse im Leben eines Mitarbeiters effizient und in großen Teilen vollautomatisch unterstützen lassen. Zusätzlich können Gehaltsabrechnungen und weitere mitarbeiterbezogene Dokumente automatisch und digital in das elektronische Schließfach der Mitarbeiter versendet werden.

Das Projekt startete im April 2017 und war bereits im Oktober des gleichen Jahres abgeschlossen. Dazwischen lag die Implementierung des Systems, die bereits im Sommer final abgenommen werden konnte. „Wesentlich aufwändiger war die Digitalisierung der bisher auf Papier vorgehaltenen Dokumente, die Inhouse durchgeführt wurde“, so Stefan Schröder von Yves Rocher.  

Inzwischen sind alle Papiere digitalisiert und in der Personalabteilung von Yves Rocher erfreut sich man eines voll funktionsfähigen digitalen Employee File Managements:

• Alle Dokumente, die einen Mitarbeiter betreffen, werden automatisch in der Personalakte gespeichert, was die Auffindbarkeit und die Zugriffsgeschwindigkeit erhöht.
• Durch automatische Ablauffristen kommt es zu wesentlich weniger „Altlasten“ in den Akten.
• Geschützte Dokumente aus der digitalen Personalakte können mit wenigen Klicks DSGVO-Konform mit berechtigten Personen für einen bestimmten Zeitraum geteilt werden.
• Informationen über Prozesse und Richtlinien sind in der HR-Wissensdatenbank zu finden, welche außerdem implementiert wurde.
• Prozesse können von allen Beteiligten eingesehen werden. Bei fehlenden Informationen kann somit schnell reagiert werden.
• Beim Onboarding kann direkt nach der Vertragserstellung, der Betriebsratsanhörung und der Unterzeichnung durch die eSignature der Onboarding-Prozess veröffentlicht werden. Der unterschriebene Vertrag wird dann automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert.
• Alle Beteiligten des Onboarding-Prozesses werden automatisch informiert, sobald der Prozess abgeschlossen ist.
• So weiß jeder jederzeit, wo er nach Informationen suchen muss. Das entlastet die Personalabteilung wesentlich. Antworten auf viele Fragen können nun durch Self-Service-Optionen von Mitarbeitern leicht gefunden werden.

Yves Rocher entschied sich außerdem dafür, jedem Mitarbeiter ein elektronisches Schließfach (eVault) zur Verfügung zu stellen. Enthalten sind persönliche Dokumente, die in ihm sicher aufbewahrt werden. Gehaltsabrechnungen etwa, die automatisch in dem elektronischen Schließfach abgelegt werden.

Für den Arbeitgeber hat auch dies verschiedene Vorteile:

• Mitarbeiter wissen, wo sie nach ihren Gehaltsabrechnungen und anderen sehr persönlichen Dokumenten suchen müssen und fragen nicht mehr bei HR nach, falls sie etwas vermissen.
• Die Personalabteilung kann dem Mitarbeiter sensible Dokumente sicher zur Verfügung stellen.
• Mitarbeiterbezogene Dokumente können von Mitarbeitern sicher und leicht mit anderen geteilt werden.
• Der Prozess spart Papier- und Versandkosten, weil Gehaltsabrechnungen nicht mehr ausgedruckt werden müssen. Das kommt auch der Umwelt zugute.

Fazit: Im Hause Yves Rocher sorgen die neu eingeführten Systeme der HR-Service-Delivery-Plattform von PeopleDoc für entscheidende Vorteile. Sie gehen mit einer höheren Produktivität verschiedener HR Prozesse einher, sorgen für eine bessere Employee Experience, weil alles transparenter und schneller vonstatten geht. Und: Sie sorgen für eine bessere Ökobilanz dank eines reduzierten Papierverbrauchs, eine zuverlässige Einhaltung der Compliance und entlasten HR. Wenn das keine Win-Win-Situation für alle Seiten ist.