Bots halten Einzug in die HR-Abteilung - Und das ist gut so

Die robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) unterstützt Arbeitsabläufe durch Bots und moderne KI-Technologie. In der Regel ersetzt RPA sich wiederholende, zeitaufwändige Aufgaben, mit denen Mitarbeiter jeden Tag konfrontiert werden. In der Personalabteilung erleichtert der Einsatz von RPA HR-Managern den Arbeitsalltag, indem mühsame Prozesse intelligent automatisiert werden. So gewinnen Personalverantwortliche wertvolle Zeit für strategische und konzeptionelle Aufgaben.

Als Unternehmen, das in RPA-Technologie investieren möchte, bieten sich zwei Möglichkeiten: Es kann in einen RPA-spezifischen Anbieter oder in HR-Technologie mit integrierten RPA-Funktionen investieren.

In diesem Beitrag zeigen wir die Vorteile von Lösungen mit eingebauten RPA-Fähigkeiten auf. Aber lassen Sie uns zunächst erläutern, warum Personalabteilungen überhaupt über RPA nachdenken sollten.

Robotic Process Automation in der HR-Welt

Der Einsatz von RPA hilft Mitarbeitern in der HR, schnell und präzise zu arbeiten. Das Risiko von Fehlern, die sich in manuelle Datenverarbeitung einschleichen können, wird beseitigt. Durch die Automatisierung von Prozessen sparen Mitarbeiter wertvolle Zeit und können sich auf Aufgaben fokussieren, die keine Bot-gestützten Fähigkeiten erfordern, wie z. B. die direkte Interaktion mit Personal.

Die Deloitte Global Human Capital Trends Studie von 2019 hob Cloud-Lösungen für die Zentralisierung von HR-Aufgaben positiv hervor. Die Cloud-Technologie hat bei der Unterstützung der Personalabteilung bedeutende Fortschritte gemacht und hilft, ihre Produktivität zu steigern und Kosten zu senken.  

Aber auch RPA setzt sich mehr und mehr in HR-Teams durch. Schon jetzt kann der Einsatz von Bots HR-Managern die tägliche Arbeit deutlich erleichtern, zum Beispiel beim HR-Dokumenten-Management. So können Abteilungen Prozesse wie Dokumentenerstellung, Workflows oder das Erzeugen von Formularen automatisieren und somit ihre Flexibilität und Effizienz erhöhen. 

Der Erfolg von RPA ist messbar. In einem Interview mit McKinsey sagte Leslie P. Willcocks, Professor für Technologie und Globalisierung an der London School of Economics, dass er anhand mehrerer Fallstudien festgestellt hat, dass das Return-on-Investment von RPA bereits im ersten Jahr der Implementierung zwischen 30% und 200% ausmachen kann - je nach Unternehmen.

RPA: Die Evaluierung einer neuen HR-Technologie

Die Vorteile von RPA liegen also auf der Hand - Effizienz, Reduzierung von Fehlerquoten, Einsparungen bei Compliance, Verbesserung von HR-Prozessen, und hervorragendes ROI. Bei der Evaluierung neuer HR-Technologie für Ihr Team ist es entscheidend, dass RPA im Gespräch ist. Stellen Sie sich also die Frage: “Ist RPA eine integrierte Komponente der Software-Lösung, die wir in Erwägung ziehen?”

Warum ist eine integrierte Lösung vorteilhafter? Es besteht ein Risiko, wenn die Bot-gesteuerte Automatisierung in einem externen System stattfindet. Die einwandfreie Funktion der Technologie ist bei der Verwendung eines Drittanbieter-Systems in Frage gestellt.

RPA muss sich an Ihre HR-Bedürfnisse anpassen

Zunächst einmal bedeutet die Implementierung von RPA eine bedeutende Prozessänderung in Ihrer Organisation. Die Einrichtung von externen Bots, die mit Ihren bestehenden HR-Systemen harmonieren sollen, muss von der HR und der IT optimal durchgeführt werden. Ein falsches anfängliches Setup ist ein Rezept für fehlerhafte Prozesse.

Selbst wenn alles reibungslos läuft, stellt eine extern betriebene RPA ein Risiko dar, wenn Ihr Team Änderungen vornehmen oder einen Prozess aktualisieren muss. Ihre Teams sind darauf angewiesen, Änderungen präzise und schnell vorzunehmen. Das ist bei Drittanbieter-Systemen nicht unbedingt gegeben. Hinzu kommt, dass Bots von externen Anbietern möglicherweise nicht so gut mit neuen Systemen oder Prozessen zurechtkommen, da sie nicht kompatibel sind. 

Im Gegensatz dazu ist die HR-Technologie mit integrierten RPA-Funktionen benutzerfreundlich. Anwender können üblicherweise Automatisierungsregeln sehr einfach aktualisieren, wenn sich Prozesse oder Systeme ändern.

RPA mit Fokus auf HR

Externe Anbieter verstehen sicher viel von RPA, aber verstehen sie auch die Bedürfnisse der HR?

Bots, die Bestandteil in einer HR-Lösung und vollintegriert sind, sind für HR-spezifische Aufgaben konzipiert. Einige HR-Automatisierungsfunktionen stehen Ihnen eventuell schon zur Verfügung. Das bedeutet, dass es viel weniger Anpassungs- und Entwicklungsarbeit erfordert, um Ihre HR-Aufgaben zu automatisieren. Weniger Anpassungsaufwand kann eine schnellere Implementierung sowie geringere Kosten bedeuten. 

Darüber hinaus ermöglicht eine integrierte RPA dem HR-Team, in einer benutzerfreundlichen und vertrauten Oberfläche selbst Änderungen vorzunehmen.

Unsere Tipps zur Anbieterauswahl

Tipp Nr.1:
Wenn Sie eine HR-Lösung mit RPA evaluieren, fragen Sie nach, wie Aktualisierungen der Automatisierung durchgeführt werden und wer diese Aktualisierungen durchführen muss. Der richtige Anbieter sollte Anwendern ermöglichen, diese Änderungen selbst vorzunehmen, ohne dass die IT-Abteilung zwingend involviert ist.

Tipp Nr. 2:
Es ist außerdem ratsam, dass eine RPA-Lösung reibungslos in Ihr bestehendes HR-Core-System integriert werden kann. Eine einheitliche Plattform, die die Kommunikation zwischen den einzelnen Modulen gewährleistet, sichert die fehlerfreie Automatisierung von Prozessen. Das Motto “Alles aus einer Hand” ist in diesem Fall sinnvoller als einzelne technologische Komponenten verschiedener Anbieter miteinander zu verknüpfen. 

Tipp Nr. 3:
Es gibt viele RPA-Lösungen, aber die wenigsten Anbieter haben einen integrierten HR-Fokus. Insbesondere in der Personalabteilung, die sensible Personendaten verantwortet, muss eine Bot-gesteuerte Prozessautomatisierung dafür sorgen, dass Compliance und Datensicherheit gewährleistet sind.

RPA und finanzielle Aspekte

RPA ist eine lohnende Investition. Es ist aber auch wichtig, die richtige Investition zu tätigen. Sie wollen die Implementierung eines RPA-Tools vermeiden, das Sie womöglich später entfernen oder austauschen müssen, wodurch eine Lücke in Ihren Automatisierungen entsteht. Gehen Sie bei der Suche nach der optimalen Lösung für Ihr Unternehmen sorgfältig vor und bewerten Sie HR-Systeme mit integrierter RPA nach einem Gespräch mit dem Anbieter. 

HR-spezifische Lösungen mit integrierter RPA bieten einen klaren Vorteil: HR-Teammitglieder können diese selbst konfigurieren und einrichten. Darüber hinaus wird eine Lösung mit integrierter RPA auch einen attraktiven Preis für Wartung und Updates haben. 

Ihr HR-Team ist mit den Anbietern moderner HR-Service-Delivery-Lösungen vertraut und kann daher bei der Evaluierung der richtigen Lösung entscheidend mitwirken. Die Zusammenarbeit mit einem Anbieter, der eine Vielzahl von HR-Bedürfnissen unterstützt, kann Implementierungen sowie Schulungen für neue Mitarbeiter optimieren und auch dort Kosten reduzieren.