Digitales HR-Dokumenten-Management: Worauf es wirklich ankommt

Die Digitalisierung kommt sukzessive auch im Personalmanagement an. Das ist das Ergebnis der Studie „Digitales Dokumenten-Management – ein Zugewinn an Effizienz in Personalabteilungen“. Allerdings erfährt nicht jeder Prozess eine zufriedenstellende IT-Unterstützung. Insbesondere im Dokumenten-Management herrscht Nachholbedarf. Eine Studie von techconsult, SD Worx und PeopleDoc gewährt tiefe Einblicke in den Status Quo. 

Stand der Dinge: Digitalisierung von HR-Prozessen

Wie weit ist die Digitale Transformation im Personalmanagement fortgeschritten? Die Antworten auf diese Frage sind in der Studie „Digitales Dokumenten-Management – ein Zugewinn an Effizienz in Personalabteilungen“ nachzulesen. 

Eine der Kernaussagen: Personalabteilungen kommen nicht mehr um die Einführung digitaler HR-Prozesse umhin. HR-Manager brauchen dringend Entlastung, denn Aufgaben verdichten sich. 63 Prozent der Umfrageteilnehmer sind überzeugt: Der Einsatz digitaler Technologien würde ihnen mehr Zeit verschaffen, um sich um wichtige HR-Angelegenheiten zu kümmern, die keinen Aufschub mehr dulden. Zum Beispiel kämpfen laut Studie 37 Prozent der HR-Abteilungen mit Personalengpässen. Diese in den Griff zu bekommen, gilt als eine der größten Hürden.

HR-Prozesse effizienter und schlanker gestalten

Soweit, so gut. Doch welche Bereiche sollen zuerst digitalisiert werden? Auch darauf liefert die Studie Antworten: Insbesondere Lösungen für das digitale Dokumenten-Management würden in HR-Abteilungen vieles effizienter machen, heißt es. Der Grund: Für das Verwalten von Personaldokumenten entfällt in der täglichen HR-Arbeit viel Zeit. Dabei handelt es sich meist um wiederkehrende Arbeiten, die leicht automatisiert werden könnten.

Allerdings werden sie zum jetzigen Zeitpunkt in vielen Fällen noch manuell erledigt. Das nimmt unnötig viel Zeit in Anspruch und ist darüber hinaus höchst fehleranfällig. Ein Beispiel: Angenommen, die Personaldaten eines Mitarbeiters ändern sich. Dann müssen diese in allen Dokumenten innerhalb verschiedenster Systeme aktualisiert werden. Bei diesem Copy&Paste-Szenario passiert es leicht, dass Informationen unvollständig hin- und her kopiert werden. Häufig geraten auch einzelne Dokumente in Vergessenheit und werden gar nicht auf den aktuellen Stand gebracht. Das zieht im Alltag Ungereimtheiten und viele Korrekturschleifen nach sich.

Dazu käme es mit einer höheren Prozessautomatisierung innerhalb eines digitalen HR-Dokumenten-Managements gar nicht. Das Prinzip: Die Daten müssten nur einmal in einem Dokument angepasst werden. Daraufhin aktualisiert das Tool die jeweiligen Informationen an allen weiteren relevanten Stellen automatisch – systemübergreifend und ohne jedes weitere Zutun von HR.

Management von Updates und Ablauffristen

Auch das Management von Ablauffristen ist mit digitaler Unterstützung kein Hexenwerk. HR-Systeme erinnern automatisch daran, Fristen zu erneuern. Das stellt die Einhaltung wichtiger Compliance-Anforderungen sicher. Ein digitales Dokumenten-Management erleichtert Personalabteilungen die Arbeit aber auch in anderer Hinsicht:

• Self-Services: Eine digitale HR-Wissensdatenbank macht wichtige Informationen und Formulare für Mitarbeiter zugänglich. Arbeitnehmer können diese direkt ausfüllen und eigenständig Prozesse anstoßen.
• Datenschutz: Innerhalb eines geschützten elektronischen Schließfachs können sämtliche Mitarbeiterdaten und Dokumente sicher aufbewahrt werden. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, schnell darauf zuzugreifen – jederzeit, an jedem Ort und über jedes Gerät. Informationen können außerdem auf sicherem Weg mit zugriffsberechtigten Personen geteilt werden.

Potenziale digital gestützter HR-Prozesse nutzen

Die Potenziale des digitalen HR-Dokumenten-Managements liegen auf der Hand. Vollständig genutzt werden sie laut der Studie allerdings nicht.

• Nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten (52 Prozent) verfügt über Tools, mit denen sich Dokumente automatisch erzeugen lassen.
• Dabei ist mehr als jedes zweite Unternehmen überzeugt, durch ein digitales Personaldaten- und Dokumenten-Management Zeit und Kosten zu sparen und Daten sowie Dokumente übersichtlicher und sicherer aufbewahren zu können.
• Noch weiter abgeschlagen ist ein effektives Anfragemanagement – etwa über eine HR-Wissensdatenbank. Ein solches haben nur 41 Prozent der Unternehmen implementiert, obwohl 85 Prozent der Befragten eine digitale Wissensdatenbank für sehr nützlich bis nützlich halten.
• Auch was die sichere Archivierung von Mitarbeiterdokumenten angeht, besteht Luft nach oben. Nur 51 Prozent der Unternehmen haben entsprechende Tools im Einsatz.
• Gleichzeitig halten über zwei Drittel der Befragten (71 Prozent) elektronische Schließfächer insbesondere mit Blick auf die Einhaltung der Vorgaben der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) für sinnvoll bis sehr sinnvoll.

Fazit: Der Löwenanteil der HR-Arbeit entfällt auf das Dokumenten-Management, das sich digital steuern ließe. Die Effekte wären schnell spürbar. Personaler würden von schlankeren Prozessen profitieren, während sich die Employee Experience der Mitarbeiter verbessern würde. Zum Beispiel garantiert die Einführung einer HR-Wissensdatenbank mit integrierten Self-Services schnelle und mitarbeiterorientierte HR-Prozesse.

Die Ergebnisse der Studie legen nahe: Wer mit seiner Digitalisierungsstrategie an der richtigen Stelle ansetzt, legt die Basis für eine gesteigerte Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterzufriedenheit. Handeln tut jedoch Not. Denn nie zuvor war die strategische Bedeutung eines funktionierenden Personalmanagements so hoch wie heute. Es beschäftigt sich schließlich mit der wichtigsten Ressource einer Organisation: Den Menschen. Und ohne diese funktioniert in einem Unternehmen nun einmal rein gar nichts mehr.

Sie möchten mehr über die Chancen erfahren, die Ihnen ein digitales HR-Dokumenten-Management bietet? Lesen Sie alles Wissenswerte in der Studie „Digitales Dokumenten-Management – ein Zugewinn an Effizienz in Personalabteilungen“.