Praxisthema: Daten nutzen & HR-Digitalisierungsprojekte zielgerichtet messen und steuern

Wie behalten Unternehmen den Fortschritt ihrer HR-Digitalisierungsprojekte richtig im Blick? Die aussagekräftigsten Leistungsindikatoren im Auge zu behalten, ist ein guter Anfang. Noch besser ist es, Daten schnell analysieren zu können, um noch effizienter zu agieren … statt nur zu reagieren. HRIS-Manager behalten die Kontrolle über ihre Projekte, indem sie Anomalien und erfolgversprechende Trends frühzeitig erkennen. Denn auch hier gilt: Der Teufel steckt wie immer im Detail.

KPIs und andere Daten bestimmen und nutzen

"Ich wollte verschiedene Leistungsindikatoren messen und beobachten, z.B. die Aktivierungsrate elektronischer Depots, das Volumen elektronischer Unterschriften oder die Verteilung der archivierten Dateien, um Gehaltsabrechnungen von anderen Dokumenten zu unterscheiden", erklärt Geoffroy Lacan, HRIS-Funktionsmanager bei Vinci Energies. "Im Klartext: Ich wollte einen echten Einblick darüber gewinnen, ob die HR-Digitalisierung wirklich umgesetzt wird oder sich lediglich auf die Gehaltsabrechnung beschränkt”.

Zu einem HR-Digitalisierungsprojekt gehören unumstritten eine Reihe von KPIs (Key Performance Indicators), welche die unternommenen Anstrengungen messbar machen: Dadurch können Fortschritte, aber auch Knackpunkte identifiziert und gegebenenfalls Korrekturmaßnahmen ergriffen werden. Um effizient und agil reagieren zu können, ist es wichtig, diese Daten so schnell wie möglich verfügbar zu machen. Dadurch kann der Fortschritt eines Projekts in Echtzeit verfolgt werden.

Grundlage eines erfolgreichen HRIS-Projekts sind aussagekräftige Daten. So kann sichergestellt werden, dass der Projektverlauf und die weitere Vorgehensweise mit den spezifischen Herausforderungen des Unternehmens übereinstimmen. Und das geht nur, wenn die verfügbaren Daten, stets zuverlässig und aktuell sind.

Analytics: Trends zuverlässig bestimmen oder reine Liebe zum Detail?

Auch wenn ein Unternehmen den bestmöglichen HR-Prozess implementiert hat, bedeutet dies nicht automatisch, dass die Mitarbeiter ihn verstehen und auch befolgen werden. Durch eine regelmäßige Beobachtung und Auswertung der verfügbaren Daten ist es möglich, die Akzeptanz eines neuen Instruments oder Prozesses durch die Mitarbeiter zu messen. “Die Datenvisualisierung ist für mich besonders interessant", fügt Geoffroy Lacan hinzu. “Auf einen Blick sehe ich z.B. welche juristische Person unserer Unternehmensgruppe die meisten elektronischen Signaturen verwendet; die Anzahl der monatlich archivierten Dokumente ausgenommen der Gehaltsnachweise oder die Verteilung der Mitarbeiter nach Ländern”.

Analytics liefern zu jeder Zeit einen klaren und detaillierten Einblick eines jeden KPI und unterstützen HR-Teams dabei, den Fortschritt eines HRIS-Projekts besser zu überwachen.

Jedes Detail zählt und hilft dabei, zuverlässig Trends zu erkennen. "Während des ersten Lockdowns haben wir einen deutlichen Zuwachs bei der Verwendung von elektronischen Signaturen festgestellt. Die gute Nachricht ist, dass sich dieser Trend auch nach dem Lockdown fortgesetzt hat. Das bedeutet für uns, dass die elektronische Signatur ein fester Bestandteil der Gewohnheiten unserer Endnutzer, also der Mitarbeiter, geworden ist, auch unabhängig von Covid-19-bezogenen Dokumenten”. 

Dieses Resultat entspricht genau den Vorstellungen von Vinci Energies: sowohl in der Frage der Digitalisierung von HR-Prozessen als auch in dessen Bestreben, Papier umweltbewusst zu reduzieren. Auch perspektivisch passt dieser Trend zu den Zielen des Unternehmens, das 2022 einen Umzug erwägt und dementsprechend das “Dokumentengepäck” bestmöglich minimieren möchte. 

Die Datenanalyse verdeutlicht auch potenzielle Anomalien. "Sollten 100 % aller Mitarbeiter einer juristischen Person unserer Unternehmensgruppe eine Dematerialisierung ablehnen, werden die Projektverantwortlichen wahrscheinlich Maßnahmen ergreifen, um die Veränderung durch einen Aktionsplan zu begleiten und verständlicher zu machen”.

Ein Resumée

Die Datenanalyse unterstützt zusätzlich dabei, Abstand vom HRIS-Projekt zu gewinnen und den Gesamtfortschritt aus der nötigen Perspektive zu messen. Der einfache Zugriff auf die relevanten Daten sowie deren Lesbarkeit, bleibt von größter Bedeutung. "Ich habe Zugang zu genauen, aktuellen und leicht verständlichen Daten. Ich kann ganz einfach einen Screenshot machen und die Elemente in meinen Präsentationen übernehmen", sagt Geoffroy Lacan.

Analytics erleichtert die Erstellung von Berichten, sowohl inhaltlich als auch formal, und bietet einen fundierten Überblick über das HR-Digitalisierungsprojekt. "Zuerst fragt man sich, was das ist und wie es funktioniert. Wenn Sie dann anfangen das Advanced Analytics-Modul zu nutzen, entfalten sich die Möglichkeit und Leistung des Tools. Es gibt so viele Optionen Querverweise zwischen den Daten zu erstellen, man kann fast alles darstellen", schließt Geoffroy Lacan.

KPIs haben keinen Selbstzweck, sie sollen den Projektfortschritts im Hinblick auf eine kontinuierliche Verbesserung überwachen. Durch den schnellen und einfachen Zugang zu Daten haben HRIS-Manager die Möglichkeit, zu verstehen, was funktioniert - oder nicht funktioniert -. So können Hindernisse überwunden und die Effizient gesteigert werden. Denn, die digitale Transformation von Unternehmen gewinnt zunehmend an Geschwindigkeit und Entscheidungen müssen heute mehr denn je auf Fakten und nicht auf Gefühlen basieren.