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Unternehmen stehen stets vor der Aufgabe, den Unternehmenserfolg, die finanzielle Sicherheit und das Wohlergehen ihrer Mitarbeiter unter einen Hut zu bringen. Ein Drahtseilakt , indem die HR-Abteilung eine zentrale Rolle spielt – vor allem in puncto Produktivität!
Seit jeher beschäftigt sich die Personalabteilung mit einer Vielzahl administrativer Daten und Fakten (Abwesenheit, Mitarbeiterfluktuation, Mitarbeiterzufriedenheit oder dem Net Promoter Score) . Aber Zahlen allein sagen nichts über die reale Produktivität aus – es geht darum, bessere und schnellere Services zu garantieren; mit weniger Ressourcen … oder in anderen Worten: Gute Arbeit leisten trotz dynamischer Anforderung eines sich veränderten Arbeitsplatzes, um die unternehmerischen Ergebnisse positiv zu beeinflussen.
Die Messung der tatsächlichen HR-Produktivität wird immer wichtiger, um die Unterstützung und den Rückhalt der Geschäftsleitung zu gewinnen: als Vorbildfunktion soll die Personalabteilung demonstrieren, wie Kosteneffizienz funktioniert, wie unproduktive Prozesse eliminiert werden können und wie wichtig die HR für die Beständigkeit des U nternehmen s ist. Bei allen Themen rund um Wohlbefinden, Engagement und Vertrauen stand die Personalabteilung während der Pandemie bereits an vorderste Front. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt die Aufmerksamkeit auf die strategische Kompetenz der HR zu vertiefen und den post-pandemischen Weg produktiv zu ebnen.
Geschwindigkeit und Volumen der HR-Transaktionen sind zwar interessante Faktoren, wichtiger ist jedoch das Gleichgewicht einschlägige r Qualität s- und Diversität skriterien. Denn jeder Mitarbeiter hat einen Anspruch auf einen barrierefreien Zugang zu den verfügbaren HR Services und eine einheitliche Servicequalität.
Operative HR Services müssen einen guten Querschnitt der realen Bedürfnisse der verschiedenen Mitarbeitergruppen widerspiegeln. Sie müssen schwierigen Rahmenbedingungen standhalten können und schnell und flexibel an neue oder veränderte Gegebenheiten anpassbar sein – erst dann entsteht echte Produktivität.
Dementsprechend erscheinen Verbesserungen in Qualität und Geschwindigkeit von HR-Aufgaben nicht ausreichend, wenn es um die Produktivitätssteigerung eines Unternehmens geht. Es ist hingegen erwiesen, dass viele kleine und kumulierte Änderungen von Angewohnheiten und Arbeitsweisen einen beträchtlichen Einfluss haben: Jeder Mitarbeiter, der nur eine kleine Komponente des eigenen Zeitmanagements verändert, trägt zum positiven Ergebnis bei: gleichbedeutend oder sogar weitreichender als eine große, häufig kostenintensive Produktivitätsinitiative.
Fünf Schlüsselmetriken der HR-Produktivität
Wie lässt sich HR-Produktivität also aussagekräftig messen? Der Fokus auf einige wenige Schlüsselindikatoren ist essenziell . Die anhaltende Digitalisierung und der Vormarsch von People Analytics führt zu einer großen Menge verfügbarer Daten. Der Erfolg liegt jedoch nicht darin , möglichst viele Da ten zu erheben und in umfangreichen Berichten oder Präsentation aufzuführen. Das Prinzip der Einfachheit ist die Wurzel der Produktivität, die verwendeten Metriken müssen dementsprechend verwertbare und leicht verständliche Informationen bieten.
Personaler neigen jedoch dazu, auf umfangreiche und perfekte Daten zu beharren – dies liegt nicht zuletzt daran, dass Daten für die Gehaltsabrechnung oder mit Hinblick auf Compliance-Anforderungen immer korrekt sein und sensibel behandelt werden müssen. Im Fall der HR-Produktivität reichen Momentaufnahmen aus , die als Trendindikatoren für gute Vorgehensweisen oder etwaigen Änderungsbedarf genutzt werden können.
Bevor über Metriken diskutiert werden kann, muss ein klares Bild von den geschäftlichen Bedürfnissen und kritischen Fragen bestehen. Denn viel zu oft erstellt die Personalabteilung umfangreiche und zeitaufwendige Berichte mit unzähligen Daten, die nicht mehr aktuell sind, wenn sie endlich die Konferenzräume der Führungsebene erreichen. Regelmäßige, zielgerichtet e Eindrücke bieten hingegen einen großen Mehrwert – kurz und bündig überzeugt !
Beispielhafte Kennzahlen , um die HR- Produktivität zu messen :
- durchschnittlich Bearbeitungszeit von Routineanfragen der Mitarbeiter (unter Berücksichtigung der Mitarbeiter, die an der Lösung des Falls beteiligt waren)
- durchschnittliche verfügbare Zeit für strategische und wertschöpfende Aufgaben (besonders erfahrener HR-Kollegen, deren Rolle eher strategisch ausgerichtet sein sollte)
- Zeitspanne von der Anfrage bis zur Lösung einer Mitarbeiteranfrage
- Zufriedenheit der Mitarbeiter mit den Antworten und Lösungen der HR-Abteilung
- Personalisierungsgrad der HR-Services
Solche Kennzahlen ermöglichen bi-direktionale Einblicke: Wie effektiv arbeit et die HR? Hat die Arbeit einen direkten Einfluss auf die Mitarbeiter als Servicekunden?
Die KPI Performance verbessern
Mit diesen Kennzahlen im Hinterkopf kann die HR-Abteilung hochqualitative Arbeit leisten und mit den dynamischen Mitarbeiteranforderungen wachsen. Der durchdachte Einsatz von Technologien ist ausschlaggebend für die tägliche Produktivität in Unternehmen . Systeme sollten auf digitalen Akten und nicht auf papierbasierenden Aktenschränken aufbauen . Self-Service ist ein zusätzliches Muss, denn für ein optimiertes Management von Mitarbeiteranfragen und - fällen ist es wichtig , manuelle HR-Prozesse weitestgehend zu automatisieren.
Produktivitätskennzahlen können zusätzlich optimiert werden, wenn Prozesse verschlankt und unnötiger Komplexität oder Formalitä ten vermieden werden. HR-Richtlinien sollten einfach ver ständlich, HR Services wie beispielsweise regelmäßige Leistungsbeurteilungen oder das Einholen von Mitarbeiter-Feedback sollten flexibel und barrierefrei zugänglich sein – all das muss Teil eines intuitiven HR-Support-Modells sein.
Personalisierung gewinnt zunehmend an Bedeutung, auch wenn es um Mitarbeiterzufriedenheit und die Wahrnehmung der HR Services geht. Mitarbeiter sind personalisierte digitale Services aus dem privaten Umfeld gewohnt – im Handel, von Finanzdienstleistern oder aus den Medien. Dementsprechend steigt die Erwartung an die Personalabteilung. Gleichzeitig wächst das Verlangen nach Demokratisierung. Konkret bedeutet dies einen ausgeglichenen Zugang zu HR-Initiativen zu gewährleisten und skalierbare, personalisierte Services organisationsübergr eifend verfügbar zu machen. Dabei geht es darum, Diversität anzuerkennen und aktiv hervorzuheben. Insbesondere das vergangene Jahr lieferte einige eindrucksvolle Beispiele, warum dies für Mitarbeiter in ganz unterschiedlichen Situationen wichtig ist: Etwa beim Spagat zwischen familiären, privaten und beruflichen Herausforderungen im Home Office, bei der Sorge hinsichtlich der Pandemie und des Wohlbefindens oder für dezentral agierende Mitarbeiter, die keine direkte Verbindung zur HR oder anderen Management-Initiativen haben.
Eine weitere, nicht zu unterschätzende Kennzahl , die Personaler unbedingt im Blick behalten sollten – vielleicht sogar die wichtigste mit Blick auf die Zukunft und hinsichtlich der Position von HR am Entscheidertisch im Unternehmen: Der Einfluss der HR-Produktivität auf die allgemeine Produktivität im ganzen Unternehmen.
