HR-Compliance – Agilität als Wettbewerbsvorteil

Ein rechtliches Umfeld im Wandel

Regularien und Gesetze befinden sich in Europa im ständigen Wandel. Unternehmen stehen unter Druck zügig auf Veränderungen zu reagieren, um empfindliche Strafen zu vermeiden. Die Pandemie zwang Unternehmen unter anderem zur Einhaltung diverser neuer Richtlinien. Ein anderes Beispiel ist das jüngste Urteil des BAG bezüglich der Nachweispflicht, das zum 1. August 2022 wirksam geworden ist. Strafen bis zu 2.000 € (pro Verstoß) sind dabei die empfindliche Konsequenz für ein Nichtbeachten der angepassten Gesetzeslage. Aktuell steht auch ein Gesetz zur Stärkung der unternehmerischen Integrität in Deutschland zur Diskussion, welches sich auf die gesamte Compliance-Struktur von Unternehmen auswirken könnte. Als Resultat kann ein fehlendes Compliance-Management-System als gesetzwidrige Handlung eingestuft werden. Und HRler stehen vor einer neuen Dynamik regulatorischer Veränderungen.

Ein strategisches Compliance Management gewinnt vor diesem Hintergrund immens an Bedeutung, denn es wird immer schwieriger alle Anforderungen, dynamischen Entwicklungen und notwendigen Aktionen manuell im Blick zu behalten. Daten zufolge belaufen sich die durchschnittlichen Kosten der Nichtkonformität auf über 14,82 Mio. US-Dollar – ein Anstieg von 45 % während der letzten 10 Jahre. Neue Ansätze verschaffen HR Teams die nötige Flexibilität, um den neuen Rechtsrahmen zu antizipieren oder zumindest schnellstmöglich darauf zu reagieren.

Checkliste für die agile Compliance

HR-Teams haben drei zentrale Compliance-Interessen: Die Verwaltung globaler Komplexität, Einhaltung neuer regulatorischer Vorgaben und der Umgang mit Sanktionen bei Compliance-Verstößen. Tatsächlich agieren laut einer RSM-Umfrage 30 % aller europäischen Unternehmen noch immer nicht DSGVO-konform. Alle Compliance-Elemente bergen zusätzliche potenzielle HR-Risiken: denn jeder Fehler kann empfindliche Sanktionen und Geldbußen nach sich ziehen. Personalabteilungen können sich Fehler einfach nicht leisten, was den verstärkten Fokus auf das Compliance Management erklärt.

Verantwortungsbewusste und zukunftsfokussierte HR-Teams sollten sich auf die passenden Instrumente verlassen, die ihnen die nötige Flexibilität verleihen, um sowohl interne Verwaltungsprozesse als auch dynamische Compliance-Vorschriften im Griff zu behalten.

• Compliance-Schulung

Mitarbeitende fühlen sich besser aufgehoben, wenn sie sehen, dass ihr Arbeitgeber auf dem neuesten Stand der Datenschutzpraxis agiert. Der erste wichtige Schritt ist die regelmäßige Absolvierung von HR-Compliance-Schulungen, um auf die neusten Änderungen rund um gesetzliche, regulatorische und vertragliche Compliance-Anforderungen zu informieren.

• Häufige Compliance-Audits

Eine häufige Prüfung aller Bereiche, die in Ihrer Personalabteilung bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen müssen, kann Aufschluss über den Stand der Compliance in Ihrer Organisation geben. Empfehlenswert wäre beispielsweise eine Checkliste zu allen relevanten Compliance-Themen in Ihrer Personalabteilung. Dazu gehören auch Dokumente, Richtlinien oder Verfahren.

Zum Beispiel können Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch, Firmenrichtlinien, Schulungen, eigenständige Richtlinien oder Prozesse im Zusammenhang mit Jahresurlaub, Krankheitsfällen, Beschwerdeverfahren, internen Untersuchungen, Vertragskündigungen usw. prüfen.

Die Checkliste sollte auch die Standardisierung, Zugänglichkeit und Bestätigungspflicht geltender Richtlinien, Formulare und Informationen für Beschäftigte oder externe Anspruchsgruppen beinhalten.

Mit den richtigen Instrumenten lassen sich solche Prüfungen mit wenigen Mausklicks ganz unbürokratisch erledigen.

• Compliance im Griff

Am besten verwalten Sie die Compliance proaktiv mit einer einzigen, flexiblen Plattform, die Ihnen zeigt, welche Dokumente fehlen oder bald ablaufen, noch bevor diese fällig werden.

Agile HR-Teams denken voraus und verwalten HR-Dokumente elektronisch in einem benutzerfreundlichen System, das das Markieren, Archivieren und Suchen von Dokumenten sowie ein schnelles, unkompliziertes Reporting ermöglicht. Fehlende Dateien und Rezertifizierungen werden proaktiv eingeholt, lange bevor ein Audit ansteht oder eine Klage drohen könnte. Und dank einfacher Reportings lässt sich die Compliance gegenüber internen und externen Stakeholdern problemlos nachweisen.

Proaktiv handeln

Neue Dynamik und schneller Wandeln erfordern Mithalten! Wir haben festgestellt, dass Unternehmen sich oft schneller anpassen als Regierungen. Schon vor der Ankündigung des Lockdowns im März 2020, noch vor Inkrafttreten diverser Notstandsgesetze als Reaktion auf die Corona Pandemie, ordneten Organisationen Arbeit im Homeoffice an und sagten Geschäftsreisen ab.

Auf den Punkt gebracht: Unternehmen, die sich proaktiv ihren Compliance-Verpflichtungen stellen, können Schritt halten und Sanktionen vermeiden. Sie wissen, dass die langfristigen Nachteile verzögerter Maßnahmen oder unterlassener Anpassungen schwerwiegender sind als der kurzfristige Aufwand. Indem sie Trends in ihrer Branche im Auge behalten und auf Digitalisierung setzen, bleiben sie den Entwicklungen immer einen Schritt voraus.

Wie kann HR für agile Compliance sorgen?

Agile Compliance bedeutet, über die grundlegende Konformität hinauszugehen, Trends mitzugestalten und gleichzeitig die Customer und Employee Experience zu verbessern. Vorschriften werden nicht bloß respektiert – agile Unternehmen verstehen, dass ihr Umfeld mehr verlangt als das absolute Minimum und dass weitere Veränderungen zu erwarten sind.

Digitale Transformation und die Automatisierung von HR-Prozessen bieten drei klare Vorteile: Sie ermöglichen eine schnelle Anpassung und gewährleisten die Sicherheit der HR-Teams, sie sparen Zeit, die dann für strategische Aufgaben mit hohem Mehrwert frei wird und generieren Daten, die für HR-Analysen genutzt werden können.

Unser Appell an Sie: Nutzen Sie den technologischen Fortschritt. Optimieren Sie Ihre Agilität , sagen Sie Entwicklungen vorher und agieren Sie immer DGSVO-konform. Neue Technologien sind Ihr Schlüssel zur HR-Agilität. Denn sie unterstützen Teams, relevantere Prozesse zu implementieren, proaktiv zu handeln und den Mitarbeitenden hochwertige HR Services bereitzustellen.