Digitalisierung in kleinen Schritten: Wie Ihr HR-Team jetzt startet

Papierformularen und Excel-Listen gehört nicht die Zukunft: Eins ist klar, die Digitalisierung macht auch vor der HR nicht Halt. Das Thema steht in vielen Personalabteilungen ganz oben auf der To-do-Liste: Spätestens, seit die Pandemie viele gewohnte Prozesse durcheinandergebracht hat. Aber: Was bedeutet Digitalisierung für die HR denn konkret?

Die HR ist mit allen Bereichen eines Unternehmens eng verzahnt und kann nicht einfach über Nacht umgekrempelt werden. HR-Teams haben genügend Herausforderungen, mit denen sie umgehen müssen; zusätzlich ein großes, unüberschaubares IT-Projekt zu beginnen, erscheint riskant.

Wie können Sie aus der Personalabteilung Digitalisierung erfolgreich angehen? Gibt es einen pragmatischen Weg? Dieser Artikel beleuchtet, wie Sie schrittweise vorgehen und gängige Fehler vermeiden.

Das richtige Mindset

HR-Digitalisierung ist nicht nur ein Schlagwort und es umfasst mehr, als neue Software einzuführen. Sie lässt sich nicht als abgeschlossenes Projekt, mit festen Deadlines planen. Digitalisierung bedeutet für die Personalabteilung einen längerfristigen Veränderungsprozess, einen tiefgreifenden Wandel aller Bereiche der Personalarbeit.
Alle sind davon betroffen: das gesamte HR-Team, Management, Führungskräfte und Mitarbeiter. Im Zentrum der Digitalisierung darf nicht nur die Technik stehen. Entscheidend ist, die Menschen zu begeistern und mitzunehmen: ohne Unterstützung aus dem ganzen Unternehmen wird das Vorhaben scheitern.

Der beste Zeitpunkt um zu starten: Jetzt

Beginnen Sie möglichst schnell mit den ersten Schritten; der perfekte Zeitpunkt wird nicht kommen. Aber es verändert sich gerade schon so vieles – wollen Sie jetzt für noch mehr Unruhe sorgen? Der Einwand scheint berechtigt, nur: auf Phasen, in denen alles seinen ruhigen Gang gehen wird, dürfen Sie kaum noch hoffen.

Starten Sie nicht unbedingt vor der Haupturlaubszeit oder dem Jahreswechsel. Aber schieben Sie den Beginn nicht unnötig hinaus. Ihre Wettbewerber tun es auch nicht.

Wer hat den Hut auf?

Ernennen Sie einen Projektleiter, der das “Ownership” für Ihre HR-Digitalisierung übernimmt. Er treibt den Wandel aktiv voran und dafür sorgen, dass alle Beteiligten gut miteinander arbeiten und kommunizieren.

Holen Sie das Management und alle Abteilungen mit ins Boot

Reden Sie frühzeitig mit dem Management; und zwar nicht nur, weil Sie deren Freigabe für die Budgets brauchen. Stellen Sie ein Team zusammen, aus Führungskräften unterschiedlicher Ebenen, aus Mitarbeitern von HR, IT, und anderen Fachabteilungen.

Bestimmen Sie gemeinsam Ziele, Erwartungen und Wünsche. Wie stellt sich das Management eine erfolgreiche HR-Digitalisierung vor? Welche KPIs müssen erreicht werden? Welche Verbesserungen wünschen sich Führungskräfte und Mitarbeiter? Nehmen Sie Ängste und Befürchtungen ernst. Planen Sie, wie Sie das Team regelmäßig über den Fortschritt informieren und Feedback einholen können.

Legen Sie Anforderungen und Prioritäten fest

Halten Sie Anforderungen und Ziele zentral fest, damit Sie nichts übersehen. So können Sie später Ihre Erfolge prüfen und nachweisen. Konzentrieren Sie sich nicht auf technische Details – die kommen später. Beschreiben Sie, welche Probleme gelöst oder welche Verbesserungen erreicht werden sollen. Zum Beispiel: Mitarbeiter können zukünftig ortsunabhängig Anträge und Anfragen an die HR-Abteilung online übermitteln. Alle Anfragen sollten innerhalb eines Werktags  bearbeitet werden.

HR umfasst viele Bereiche und Prozesse: Recruiting, Mitarbeiterentwicklung, Lohnabrechnung, Personalplanung und so weiter. Sie können nicht alles auf einmal umstellen. Legen Sie Prioritäten fest: Wo liegen aktuell die größten Herausforderungen? Welcher Bereich hat das größte Optimierungspotenzial, um schnell Ergebnisse zu erzielen? Erstellen Sie eine Roadmap entsprechend Ihrer Prioritäten.

Speichern Sie Personaldaten zentral

Die Umsetzung erfolgt zwar Schritt für Schritt, die richtige Grundlage ist jedoch entscheidend: Alle HR-Prozesse basieren auf Daten. Führen Sie eine Lösung ein, in der alle HR-Daten zentral abspeichern und bearbeiten werden können. So können alle Beteiligten stets auf aktuelle Daten zugreifen und Regelungen in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Compliance leichter einhalten.

Vermeiden Sie vorschnell einzelne Prozesse zu digitalisieren oder Insellösungen einzuführen. Wenn Sie Daten in unterschiedlichen Systemen pflegen, wird Ihre Arbeit eher erschwert und ineffizient, anstatt einfacher.

Digitalisieren und optimieren Sie Prozesse schrittweise

Gehen Sie nun die Digitalisierung des ersten Bereichs auf Ihrer Roadmap an. Übertragen Sie jedoch nicht einfach die bestehenden Prozesse eins zu eins in eine Software. "Wenn Sie einen „Scheiß“-Prozess digitalisieren, dann haben Sie einen „Scheiß“ digitalen Prozess." – so ein mittlerweile zu Berühmtheit gelangtes Zitat von Thorsten Dirks, CEO von Telefónica Deutschland.

Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse: Wo haben Sie Schwächen? Wie können Sie diese optimieren? Welche Verbesserungen wollen Sie erreichen? Wollen Sie nur schneller werden und Kosten sparen – oder bessere Ergebnisse erzielen?

Definieren Sie den idealen Prozess “auf dem Papier”. Erst wenn der steht, digitalisieren und testen Sie diesen. Sammeln Sie Erfahrungen: Klappt alles? Wo entstehen Probleme? Kommen alle Beteiligten klar damit? Passen Sie den Prozess nach und nach an und testen Sie weiter, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.

Bei einfachen Prozessen, zum Beispiel bei reinen Verwaltungsaufgaben, klappt es schon nach ein paar Stunden. Komplexere Bereiche wie das Onboarding oder Leistungsbeurteilungen müssen Sie ggf. über mehrere Wochen testen und immer wieder Feedback einholen.

Schulen Sie Führungskräfte und Mitarbeiter

Der gesamte Erfolg der HR-Digitalisierung steht und fällt mit der Beteiligung und Akzeptanz der Mitarbeiter. Das HR-Team, Führungskräfte und Mitarbeiter müssen die neuen digitalen Services nutzen: Wenn alle weiterhin in der Personalabteilung anrufen oder Formulare vorbeibringen, die der Personaler manuell erfassen muss, war die Digitalisierung fast umsonst.

Zudem ist es essenziell, Ängste und Vorbehalte abzubauen. Ein Beispiel: Sie stellen Ihren Führungskräften neue Analyse-Tools zur Verfügung. Mitarbeiter könnten sich unter Druck gesetzt fühlen, von jetzt an ihre Arbeit an Leitkennzahlen festmachen zu müssen. Schulen Sie vor allem die Führungskräfte, die neuen Tools richtig zu nutzen und ihren Teams zu helfen, die Chancen zu sehen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig auf Veranstaltungen (momentan vielleicht als Online-Event), erstellen Sie Demos und eine Wissensdatenbank. Bilden Sie Paten aus, die ihre Kollegen unterstützen. Holen Sie regelmäßig Feedback ein und entwickeln Sie Ihre Trainingsangebote weiter.

Das Wichtigste zum Schluss: Bleiben Sie dran!

Geben Sie nicht auf, wenn es nicht gleich reibungslos läuft oder Sie nicht gleich die gewünschten Ergebnisse erzielen. HR-Digitalisierung ist ein Prozess der Veränderung. Fehler gehören dazu. Analysieren Sie, was bisher schiefläuft und warum. Reden Sie mit allen Beteiligten. Messen und optimieren Sie permanent.

Behalten Sie Ihr Ziel im Sinn: Sie wollen nicht einfach mehr HR-Software einführen, sondern die vollen Potenziale der Digitalisierung nutzen. Sie möchten Ihre Personalarbeit nachhaltig voranbringen und damit das gesamte Unternehmen zukunftsstark machen. Wie genau? Das finden Sie schon noch heraus. Wichtig ist, dass Sie starten: am besten noch heute!