Effizientes HR-Management mit RPA- und KI-Technologien

Effizientes HR-Management mit RPA- und KI-Technologien

Future of Work  |  HR-Produktivität steigern

Durchschnittliche Lesezeit: 5 min.

Wieland Volkert erklärt im Gespräch mit der TREND REPORT Redaktion, wie sich effizientes HR-Management mit RPA- und KI-Technologien erfolgreich realisieren lässt und was es zu beachten gibt. 

 

Welche Prozesse sind prädestiniert in der HR-Abteilung, um mit RPA- und KI-Technologien mehr Effizienz zu erreichen?

Generell gilt bei Robotic Process Automation, dass der Geschäftsprozess wiederholbar sein muss. Das bedeutet, der Vorgang hat immer wieder die gleichen Schritte, es geht also um repetitive Prozesse. Ein gutes Beispiel sind Formulare, die zum Beispiel im Zusammenhang mit Vorgängen wie der Beförderung eines Mitarbeiters zum Einsatz kommen. Oder auch wenn von einer Anwendung in die andere Informationen übertragen werden müssen.

Das kann gerade aktuell z.B. im Zusammenhang mit Fusionen und Übernahmen ideal sein: Mit RPA können Teams Prozesse zur Übertragung von Personalakten automatisieren. Es gibt aber noch weitere Beispiele, wo RPA zum Einsatz kommen kann: etwa Dokumente elektronisch zusignieren, z.B. bei Onboarding oder Mitarbeiter-Transfer oder zur besseren Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Compliance, etwa bei der Vermeidung von Deadlines.

„Unternehmen müssen erst ihre Prozesse verstehen und optimal aufsetzen, bevor sie sie an einen Bot übergeben.“ – Wieland Volkert, Country Manager Central Europe & Netherlands, UKG

Ein gutes Beispiel für einen RPA-Prozess sind Standardmitarbeiteranfragen, die automatisch beantwortet werden, z.B. durch Chatbots. Chatbots sind sehr RPA getrieben, da die unterschiedlichen Prozesse von unterschiedlichen Lösungen von der UX zentralisiert und natürlich technisch verknüpft werden können. Lassen Sie mich ein konkretes Beispiel geben: Der Mitarbeitende beantragt eine Arbeitgeberbescheinigung über einen Chatbot. Das stößt einen Dokumentengenerierungs-Prozess an, danach einen e-Signature-Prozess und wird automatisch zum elektronischen Schließfach des Mitarbeiters geschickt.

Wie wird RPA denn eigentlich intelligent?

RPA ermöglicht nahtlose Interaktionen und Arbeitsabläufe zwischen einzelnen Applikationen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da ein Unternehmen im Durchschnitt oft mehr als 11 einzelne HR-Systeme einsetzt.

 

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RPA ermöglicht die nahtlose Übernahme zwischen einzelnen Applikationen: Wie funktioniert das genau?

Es gibt es viele systemübergreifende Prozesse im Personalbereich und die HR muss oft die Verknüpfungen legen. Das kann man automatisieren, z.B. durch eine Anpassung im Mitarbeiterprofil in der Core HR-Lösung.

Beispiel Beförderung: Dort muss ein Prozess in einer HR-Service-Delivery-Plattform angestoßen werden und diese Daten müssen im Core HR, im Payroll-Tool oder in der Workforce-Management-Lösung angepasst werden oder sogar neue Aufgaben triggern.

Mit RPA können diese systemübergreifenden Prozesse intelligent automatisiert und verknüpft werden, so dass die HR eine holistische Prozessvorgehensweise hat bei komplexen Prozessen, die sonst über Teams und Abteilungen hinweg viel Zeit und Bürokratie benötigen und bei denen sich unter Umständen beim manuellen Bearbeiten Fehler einschleichen können.

Warum setzen momentan nur wenige Unternehmen auf RPA-Technologien?

Der vielleicht wichtigste Aspekt ist die Angst vor dem Einsatz und der Implementierung neuer Technologien generell, da dieser untrennbar verbunden ist mit Change-Management-Maßnahmen und Umschulungen. Aber manchmal ist es auch ein eher trivialer Grund: die bisherig verankerten Anwendungen müssen stabil sein. Das heißt, bevor ich einen Chatbot aufsetzen kann, muss die gesamte Prozesskette, die dahinter liegt, komplett laufen. Häufig ist das nicht gegeben und manchmal sind sich Unternehmen gar nicht im Klaren darüber, wie die Prozesse überhaupt funktionieren. Ja, sie müssen sie manchmal überhaupt erst im Detail verstehen. Prozesse mit unstrukturierten Daten sind für viele Chatbots nämlich noch nicht geeignet. Wenn wir darauf zurückkommen, dass viele Unternehmen mit im Schnitt 11 Systemen im HR arbeiten, wird klar, was das für eine Aufgabe ist. Aber nichts tun, ist auch keine Lösung – sonst überholt der Wettbewerb.

Das bedeutet, Mitarbeitende und Unternehmensführung müssen unbedingt die Digitale Transformation in den Unternehmenszielen strategisch verankern – und sie müssen Wissen aufbauen. Denn nur technologisches Wissen und ausreichendes Verständnis über KI-Technologien bietet die Chance, die Potenziale zu erkennen.

CC-Lizenz: Der Original-Beitrag wurde am 7. Juni 2021 von Martina Bartlett-Mattis im Trendreport 02/2021 veröffentlicht. UKG hat die Rechte, den Artikel unter CC BY-SA 4.0 zu veröffentlichen – Es wurden keine Änderungen zur Originalversion vorgenommen.

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Über Martina Bartlett-Mattis

Autorin bei Trend Report | Redaktion und Zeitung für moderne Wirtschaft