In vier Schritten zum digitalen HR-Dokumentenmanagement

„Digitale Transformation“ – das klingt für viele Menschen in Unternehmen nach einem enormen Unterfangen, dessen Vorteile erst nach vielen Jahren mühevoller Wandelprozesse spürbar werden. Tatsächlich können Sie gerade in der HR aber sehr schnell spürbare Verbesserungen bei Ihrer Produktivität erreichen, einfach indem Sie Ihre Personalakten digitalisieren. Aber wie geht man dabei am besten vor? Hier erfahren Sie es in vier Schritten.

Schritt 1: Holen Sie alle Stakeholder an Bord.

Die Umstellung auf die digitale Mitarbeiterakte zahlt sich aus. Sie als HR-Leiter wissen das sicherlich längst. Aber wahrscheinlich ist nicht jeder in Ihrem Unternehmen davon überzeugt. Der Erfolg der Digitalisierung hängt aber wie jedes andere Change-Projekt davon ab, dass alle Beteiligten an einem Strang ziehen. Deswegen lohnt es sich, mit den richtigen Argumenten Zweifler zu Mitstreitern zu machen:

• Höhere Effizienz: Papierdokumente müssen gescannt, kopiert, gefaxt, gemailt, abgelegt und wiedergefunden werden. Es braucht nicht viel Fantasie, um zu erkennen, wieviel kostbare Zeit sich im Vergleich mit digitalen Personalakten sparen lässt, die sich in strategische Arbeit investieren lässt.
• Niedrigere Kosten: Räume für die Lagerung, Druck und Versand – all diese Kostenpunkte entfallen bei einer digitalen Lösung.
• Erleichterte Compliance: Papierakten machen es schwer, nachzuverfolgen, wenn etwas fehlt oder wann eine Frist abläuft. Selbst mit digitalen Personalakten kann die Koordination von Aufbewahrungszeiträumen und lokalen Regulierungen kompliziert sein, gerade bei großen, global agierenden Unternehmen. Ein umfassendes, digitales System schafft Abhilfe und reduziert das Risiko eines gescheiterten Audits.
• Datenschutz und Kontinuitätsmanagement: Papierakten können leicht in die falschen Hände geraten und sind anfällig gegen Feuer- und Wasserschäden. Kommt die HR nicht an die Akten heran, kann sie nicht arbeiten. Digitale Akten dagegen sind jederzeit und von überall zugänglich, sicher vor Diebstahl, fremdem Zugriff und physischem Schaden.
• Employee Experience: Heutige Mitarbeiter sind durch ihr Privatleben an die Vorzüge der Digitalisierung gewöhnt. Ein Unternehmen, das bei seinen eigenen Prozessen – zum Beispiel beim Onboarding, Abteilungswechseln oder Mutterschutz – auch auf digitale Lösungen setzt, zeigt sich ihnen gegenüber als innovativ und zukunftsfähig.
• Alles aus einer Quelle: Finden statt Suchen - Mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System befinden sich alle Dokumente über Ihre Mitarbeiter an einem (virtuellen) Ort. Das ermöglicht zudem konsistente Standards über Standort- und Ländergrenzen hinweg.
• Ein wichtiger Grundstein ist gelegt: Nicht nur sind die Vorteile eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems sofort spürbar – durch seine Einführung ist das Fundament gelegt für spannende weitere Verbesserungen wie die Automatisierung von Workflows.
  
  

Schritt 2: Wählen Sie die passende digitale Lösung.

Sie haben alle überzeugt, jetzt geht es ans Digitalisieren Ihrer Dokumente. Das beinhaltet jedoch mehr als nur Papierakten einzuscannen und irgendwo digital abzulegen – die bisherigen Prozesse einfach nur digital abzubilden, wäre eine vergebene Chance. Wieviel Effizienz Sie durch die Digitalisierung Ihrer Personalakten gewinnen, hängt wesentlich davon ab, wie Sie Ihre digitalen Prozesse organisieren und welche Lösung Sie dabei für das Ablegen und Managen Ihrer Daten nutzen.

Zur Auswahl stehen drei Arten von Lösungen:

Filehosting- und File-Sharing-Lösungen wie Dropbox oder SharePoint bieten eine statische Speichermöglichkeit und grundlegende Funktionen für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten. Digitale Formulare können Sie mit ihnen aber nicht erstellen, was ihre Nützlichkeit für Ihre tägliche Arbeit einschränkt. Zudem haben diese Lösungen nur begrenzte Suchmöglichkeiten, die sich auf den Inhalt des Dateinamens beschränken. Eine Verbesserung der Compliance durch die Suche nach fehlenden oder ablaufenden Dokumenten können Sie daher nicht erwarten. Und Zugriffsregeln lassen sich bestenfalls nur grob und manuell erstellen. Das macht diese Lösungen fehleranfällig und zu einem Risiko beim Schutz vertraulicher Mitarbeiterdaten.

Enterprise-Content-Management-Lösungen weisen allgemeine Dokumentenmanagement-Funktionen auf, mit denen Sie digitale Inhalte sammeln, speichern und veröffentlichen können. Sie haben bessere Suchfunktionen als Filehosting- und File-Sharing-Lösungen, ihnen mangelt es aber an Compliance-bezogenen Spezialfunktionen – wenn Sie etwa fehlende oder ablaufende Dokumente zu einem Mitarbeiter ausfindig machen wollen, müssten Sie alle Unterlagen zu diesem einzeln suchen und durchsehen. Auch in Sachen Zugriffsrechte bieten sie mehr Funktionen, aber die Verwaltung läuft immer noch manuell ab – ein kleines Versehen kann so in einem Datenleck enden.

Employee-File-Management-Lösungen sind ausschließlich auf die Erfordernisse der HR ausgerichtet: Nicht Dateien, sondern Mitarbeiter stehen im Mittelpunkt der Lösung. Zudem können Sie mit dieser Lösung HR-spezifische digitale Dokumente und Formulare erstellen, ohne auf externe Tools oder Papierdokumente angewiesen zu sein. Sie bieten außerdem zahlreiche Spezialfunktionen, durch die Sie schnell und einfach erkennen, wenn Mitarbeiterdokumente ablaufen, fehlen oder Mängel aufweisen. Dabei können auch lokale Regulationen mit einbezogen werden, wovon gerade Unternehmen mit einer globalen Belegschaft profitieren. Zugriffsrechte können Sie an Rollen statt an Individuen knüpfen, wodurch Sie das Risiko eines unberechtigten Zugriffs minimieren.

Reine Speicherungs- und Kollaborationslösungen sollten Sie gleich von Ihrer Liste streichen – sie sind weit unter dem reinen Minimum an Funktionalität, die eine digitale Lösung für die HR aufweisen sollte. Welche Dokumentenmanagement-Lösung die optimale ist, hängt dann von den Ressourcen ab, die Sie für Verwaltung, Compliance-Management und Datenschutz aufbringen können und wollen.

Schritt 3: Machen Sie Ihre HR-Dokumente digital-ready.

Sie haben sich für ein System entschieden. Aber wie wandeln Sie Ihre Dokumente am bestem um? Wir haben ein paar Tipps für Sie:

1. Entwickeln Sie einen Archivierungsplan: Erfassen Sie in einer Liste, welche Dokumententypen vorliegen und legen Sie fest, welche Ordnerstruktur Sie benötigen, um diese sinnvoll abzulegen. Optimalerweise organisieren Sie Ihre Dokumententypen und Ordnerstruktur um die gesamte Mitarbeiterlaufbahn vom Onboarding über Beförderungen und Weiterbildungen bis hin zum Ausscheiden.
2. Erstellen Sie Richtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten: Legen Sie fest, wie lange Sie Ihre jeweiligen Dokumententypen aufbewahren und welche Kriterien Sie dabei anlegen möchten. Hier zeigt sich ein großer Vorteil eines Employee-File-Management-Systems: Sie können sich automatisch benachrichtigen lassen, wenn ein Dokument fehlt oder abläuft.
3. Entscheiden Sie, wie Sie mit älteren Dokumenten umgehen: Gerade in Unternehmen mit einer längeren Geschichte ist es unter Umständen unklug, alle jemals existierenden Dokumente einzuscannen und ins System hochzuladen. Legen Sie fest, wie viele Jahre Ihr Datenbestand zurückreichen soll, aber beachten Sie dabei unbedingt gesetzliche Regulierungen und die DSGVO.
4. Legen Sie Zugriffsrechte fest: Überlegen Sie, welche Rollen in Ihrem Unternehmen Personalakten einsehen, ablegen und bearbeiten können müssen und dürfen. Eine kleine Erinnerung: Mit einem rollenbasierten Dokumentenmanagement-System sparen Sie sich bei der Umsetzung die manuelle Vergabe von Rechten an Individuen und minimieren das Risiko von unberechtigten Zugriffen.
5. Wählen Sie ein Scan-Unternehmen: Dieser Schritt sollte als letzter kommen, denn das Scan-Unternehmen braucht Ihre Entscheidungen bzgl. Dokumententypen, Ordnerstruktur etc., um zu wissen, welche Informationen erfasst und wie die eingescannten Dokumente vorbereitet werden müssen, um reibungslos in das digitale System wandern zu können.

Schritt 4: Bleiben Sie konsequent papierlos.

Sie haben alle Stakeholder überzeugt, Sie haben ein passendes System gefunden und Ihre Dokumente erfolgreich digitalisiert. Das ist großartig, aber nur der Anfang Ihrer Digitalisierungsreise. Digitale Transformation umfasst mehr als nur digitale Werkzeuge, auch Ihre Verhaltensgewohnheiten müssen sich ändern, damit Ihre HR-Abteilung dauerhaft papierlos bleibt. Hier ein paar abschließende Tipps:

• Kommunizieren Sie an Ihre Mitarbeiter nicht nur, wie sie digital arbeiten sollen, sondern auch warum. Wer die Vorteile der Digitalisierung versteht, wird sie auch konsequent nutzen.
• Verbannen Sie Drucker und Faxgeräte aus Ihrer Abteilung. Sie stehen für veraltete, papierkonsumierende Gewohnheiten und sind mit einer durchdachten digitalen Lösung schlicht nicht mehr nötig.
• Nutzen Sie elektronische Formulare und Unterschriften. So geben Sie Ihren Mitarbeitern konsequent die Fähigkeit, Dokumente und Formulare online in kürzester Zeit auszufüllen und zu unterzeichnen, ohne auf Papier zurückgreifen zu müssen.
• Erstellen Sie häufig verwendete Dokumente digital. Mit einem Employee-File-Management-System können Sie neue Dokumente und Formulare digital erstellen. Vorlagen für Arbeitsverträge oder Angebotsschreiben kann das System automatisch mit Daten aus den bestehenden Core HR-Systemen vorausfüllen.

Mit diesen vier Schritten haben Sie sich vom Papier befreit. Wie geht es jetzt weiter? Das liegt an Ihnen. Aber was auch immer Sie vorhaben, mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente haben Sie dafür die Grundlage geschaffen.