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Ist Ihnen bewusst, wie viele richtungsweisende Geschäftsentscheidungen in der HR-Abteilung getroffen werden? HR-Entscheidungen bestimmen darüber, ob personelle und betriebliche Bedürfnisse übereinstimmen, Mitarbeiter richtig unterstützt und ausgerüstet werden, um ihre Arbeit effizient zu leisten oder ob die nötige Sorgfaltspflicht im Compliance und Risikomanagement eingehalten wird.
Ganz gleich, welche Aufgabe die Personalabteilung übernimmt - und wie erfolgreich diese umgesetzt wird - sie beeinflusst alle Unternehmensbereiche und den reibungslosen Ablauf vieler Prozesse. Dazu gehören unter anderem Budgetentscheidungen sowie die Strategieplanung für die nächsten Monate oder das neue Geschäftsjahr.
Im digitalen Zeitalter, in dem Daten und Analysen zum Alltag gehören, kann jede Abteilung fundierte, zielgerichtete und strategische Entscheidungen treffen. Als echter Business Partner einer Organisation darf HR hier keine Ausnahme machen: Entscheidungen müssen auf Daten basieren und wichtige Key Performance Indikatoren (KPIs) institutionalisiert werden, um den Unternehmenswert langfristig zu festigen.
Die Zukunft der Arbeit mitbestimmen
Besonders in der Zeit nach der Pandemie stehen Unternehmen vor einigen richtungsweisenden Entscheidungen. Dazu gehören der richtige Umgang und die langfristige ausgeglichene Integration von Mitarbeitern (teilweise) im Home Office und am Arbeitsplatz, die Garantie von Gesundheit und Sicherheit sowie Compliance und Risikominimierung … und etlicher anderer Faktoren, welche die Zukunft der Arbeit mitbestimmen. Um den passenden Handlungsansatz zu finden, müssen Unternehmen auf wesentlich detailliertere Metriken als normalerweise zurückgreifen, um Geschäftspraktiken und Prozesse wirklich zu verstehen. HR muss agil und responsiv bleiben, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter und des Unternehmens trotz fortlaufend dynamischer Veränderungen, gerecht zu werden. Gleichzeitig muss die Personalabteilung genau das Selbstvertrauen und die Kompetenz ausstrahlen, dies auch leisten zu können.
Die Basis datenbasierter HR: Echtzeit-Dashboards
Tools, wie Advanced Analytics von PeopleDoc, jetzt Teil von UKG, können exakte Informationen aus den vorhandenen HR-Systemen extrahieren und mithilfe von Echtzeit-Dashboards und leicht verständlichen Analysen, HR-Teams dabei unterstützen, handlungsrelevante Einblicke zu gewinnen, um Probleme frühzeitig zu erkennen und anzugehen. Solche Analyse-Tools können jeden Prozess und jede Anfrage der HR-Service-Delivery-Plattform (HRSD) nachvollziehen. Dabei ziehen sie alle verfügbaren Daten heran, analysieren diese auf Basis historischer Einblicke in Erfolge und Misserfolge und schlagen konkrete Handlungsempfehlungen oder Lösungen vor.
Der strategische Einsatz solcher Tools verleiht der Personalabteilung noch mehr Möglichkeiten, einflussreiche Entscheidungen zu treffen und bezieht gleichzeitig unterschiedliche Bereiche in die Entscheidungsfindung ein: HR-Teams können nachvollziehen, was im Unternehmen vorgeht und Probleme erkennen, die strategische Entscheidungen, wie die Personal- oder Budgetplanung, maßgeblich beeinflussen. Sie messen die Effizienz und Effektivität der HR Service Delivery und identifizieren verbesserungswürdige Bereiche, und machen den Mehrwert, den die HR-Abteilung für das Unternehmen und den Geschäftserfolg liefert, nachvollziehbar.
Und so funktioniert Analytics
Also, wie geht Analytics eigentlich? Wenn wir uns auf die Employee Experience beziehen, ein wichtiges Merkmal im War for Talents, wird schnell erkennbar, welchen Beitrag Daten zur Identifizierung von Herausforderungen und Umsetzung von Verbesserungen leisten.
Mitarbeiteranfragen verstehen
Ein simples Beispiel: Es kann ein Reporting darüber erstellt werden, wie zufriedenstellend Mitarbeiteranfragen im Vergleich zu bestehenden Service Level Agreements (SLA) oder KPIs, die im Vorfeld in der HRSD-Lösung festgelegt worden sind, beantwortet werden. Reicht dieser Einblick noch nicht aus? Es können noch tiefgreifende Analysen mit Advanced Analytics angestoßen werden, um das “Warum” oder das konkrete Nadelöhr in einem ganz bestimmten Prozess zu identifizieren. Mithilfe der Analysefunktion können HR Teams auch die am häufigsten verwendeten Suchbegriffe von Mitarbeitern benennen und als Konsequenz genau diese Themen aktiv in der Mitarbeiterkommunikation positionieren.
Sobald die HR mögliche Probleme erfolgreich identifizieren konnte, hat sie nun die Möglichkeit eine sinnvolle Strategie zu entwickeln und alle vorhandenen Tools zu nutzen, um diese Probleme anzugehen und weitere KPIs zu bestimmen, um die Performance anhaltend lückenlos zu messen.
Performance in der Compliance messen
In den Bereichen Compliance und Risiko kann Advanced Analytics ebenfalls eingesetzt werden, um beispielsweise die Performance zu messen und den Druck auf alle vorhandenen HR-Funktionen zu reduzieren. Wie? Manuell gehandhabte Compliance-Anforderungen bieten viel Spielraum für menschliches Versagen und bekanntermaßen führen Fehler in diesem Bereich zu empfindlichen Strafen.
HR kann gemeinsam mit der Rechts- und Compliance-Abteilung individuelle Dashboards erstellen und Daten visuell darstellen oder weitere Analysefunktionen nutzen, um den Bereich engmaschig zu überwachen, ohne unnötige Ressourcen zu verschwenden. Z. B. kann dementsprechend auf kritische fehlende HR-Dokumente aufmerksam gemacht werden, deren Fälligkeit unmittelbar bevorsteht. Der zuständige Mitarbeiter kann dann die überarbeiteten Dokumente bei Mitarbeitern oder anderen Abteilungen anfragen - HR-Abteilungen sind so jederzeit auf dem neuesten Stand und setzen einen neuen Maßstab an Effizienz.
Wichtige Geschäftsentscheidungen treffen
Manuell agierende HR-Abteilungen oder -Kollegen laufen schlichtweg Gefahr, bei der Entwicklung zurückzubleiben und notwendige genaue Daten oder Einblicke zu versäumen, um zukünftig wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen. Beispielsweise profitiert UKG-Kunde Natixis vom Echtzeit-Reporting und kann die Anzahl der Anfragen sowie KPIs wie Reaktionszeit oder Bearbeitungszeit beobachten. So ist das Unternehmen in der Lage, die Service-Leistung und die Service-Qualität weiter zu optimieren.
Die Entwicklung von Arbeitsvoraussetzungen und -platz hält unaufhaltsam an, daher gehören intelligente Tools, wie Advanced Analytics, zu den Must-Haves einer zukunftsorientierten Personalabteilung. Denn sie unterstützen dabei, langfristige Ziele effizient zu verfolgen und den Mehrwert als echter Business Partner für das Unternehmen zu festigen.
