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Shared Services: Wie die Avis Budget Group eine HR Service Delivery nutzt

Shared Services: Wie die Avis Budget Group eine HR Service Delivery nutzt

Eine herausragende Employee Experience

Durchschnittliche Lesezeit: 7 min.

Wie lässt sich der Zeitaufwand für administrative HR-Arbeiten reduzieren? Dieser Frage sah sich die Personalabteilung der Avis Budget Group gegenüber. Ziel war es, mehr Freiraum für strategische HR-Initiativen freizusetzen. Die Lösung: Der Arbeitgeber entschied sich für die Zentralisierung seiner globalen HR-Prozesse in einem HR Shared Service Center. Die technologische Basis liefert die HR-Service-Delivery-Plattform von PeopleDoc.

Was ist ein Shared Service Center? Eine Definition.

 

Ein Shared Service Center ist eine einheitliche und zentrale Anlaufstelle für abteilungs- und standortübergreifende unternehmensinterne Services. Das Prinzip: Die einzelnen Fachbereiche kontaktieren bei Bedarf das Shared Service Center, um eine Serviceleistung zu erhalten. Shared Service Center bieten sich zum Beispiel im Rechnungswesen oder in der IT an. Aber auch in der Personalverwaltung, wo alle Prozesse für jeden Mitarbeiter einheitlich gesteuert werden können.

 

Shared Service Center bringen verschiedene Vorteile mit sich:

  • Kürzere Wartezeiten aufgrund einheitlich geregelter Prozessabläufe
  • Eine Steigerung der Service-Qualität
  • Eine kontinuierliche Verbesserung der Abläufe
  • Eine größere Prozesstransparenz für alle Beteiligten

Warum hat die Avis Budget Group sich für die PeopleDoc HR Service Delivery entschieden, um ihr Shared Service Center zukunftsfähig zu machen? Erfahren Sie mehr im Gespräch mit Sherry Knaszak, VP HR Transformation & HRIS: 

 

 

Mitarbeiter können direkt auf Informationen zugreifen

 

Argumente, die auch die Avis Budget Group überzeugten. Der weltweit führende Anbieter von Mobilitätslösungen betreibt drei der bekanntesten Marken der Branche: Avis, Budget und Zipcar, das führende Car-Sharing-Netzwerk der Welt. Um interne HR-Services effizienter zu gestalten, entschied man sich im Jahr 2015 dafür, die administrative Personalarbeit in einen HR Shared Service Center zusammenzufassen.

 

Ziel war, ein mehrstufiges Supportmodell im Bereich HR-Services zu implementieren. Im ersten Schritt sollten Mitarbeiter bei einem Anliegen oder Problem in die Lage versetzt werden, sich per Employee Self Service selbst zu helfen. Unter Employee Self Service sind Anwendungen zu verstehen, mit denen Arbeitnehmer etwa eigene personalbezogene Daten selbst aktualisieren, anzeigen oder ändern können. Employee Self Services ermöglichen es ihnen auch, Genehmigungsprozesse anzustoßen und entlasten die HR so erheblich von administrativen Arbeiten.

 

Die komplexe Suche nach dem passenden System

 

Dazu „brauchten wir ein Case-Management und eine Möglichkeit für die Mitarbeiter, direkt auf Informationen zuzugreifen, ohne zu ihrer lokalen Personalabteilung gehen zu müssen", erinnert sich Sherry Knaszak, VP of HR Transformation bei der Avis Budget Group. Eine Employee-Case-Management-Lösung inklusive Wissensdatenbank würde die Mitarbeiter in die Lage versetzen, auf offene Fragen selbst die richtigen Antworten zu finden. Komplexere Anfragen würden derweil direkt an den richtigen HR-Ansprechpartner weitergeleitet.

 

Es folgte die intensive Suche nach einem Anbieter, der dem Konzern die passenden Funktionen für die gewünschten HR-Services bereitstellen würde. Kein leichtes Unterfangen: „Ich habe mich mit vielen Anbietern und Beratern auseinandergesetzt. Doch viele sagten mir nur das, was ich vermeintlich hören wollte“, erinnert sie sich. Knaszak entschied sich letztlich für die HR-Service-Delivery-Plattform von PeopleDoc. Aus gutem Grund: „Die Ansprechpartner von PeopleDoc waren offen und ehrlich zu mir. Sie sagten mir, welche HR-Services die Lösung bedienen kann, aber auch, was sie nicht kann und woran sie arbeiten.“

 

Transparente Zusammenarbeit mit HR-Service-Delivery-Anbieter PeopleDoc

 

Knaszak wurde von dem HR-Service-Delivery-Anbieter nicht enttäuscht: „Die Implementierung war wohl einer der einfachsten Prozesse, die ich je erlebt habe. "Was sie besonders schätzte: Die Avis Budget Group war in das Projekt von A bis Z involviert. Zum Beispiel hatten die Ansprechpartner von Anfang an Zugriff auf die Testumgebung der HR-Service-Delivery-Plattform.

 

Der Vorteil: Anstatt sich vorzustellen zu müssen, wie die fertigen HR-Services wohl im Endergebnis aussehen würden, verfolgte das Avis-Team die Einführung nicht nur Schritt für Schritt mit. Es konnte sich auch mit eigenen Ideen in die Implementierung der HR-Service-Delivery-Plattform einbringen. „Dadurch erhöhte sich das Verständnis für das System wesentlich. Das machte es soviel einfacher als bei anderen Anbietern", sagt HR-Expertin Knaszak.

 

Schnelle Erfolge

 

Die Erfolge mit dem neuen System ließen nicht lange auf sich warten. Ein Beispiel: Die Anzahl der Einstellungen variiert bei Avis saisonbedingt. So kann es in den Sommermonaten schon mal vorkommen, dass rund 7.000 Mitarbeiter angeheuert werden.

 

Seit der Implementierung der HR-Service-Delivery-Plattform werden diese Aufgaben einheitlich im Shared Service Center bearbeitet. Es hat den kompletten Prozess für alle New Hires im Blick und steuert ihn für alle Dependancen mit einer einheitlichen und strukturierten Vorgehensweise. „Wir haben sofort bemerkt, dass sich die Zeit, in der diese Verwaltungsarbeiten erledigt werden, reduziert hat“, bilanziert Sherry Knaszak.

 

Fazit: Die erhofften Effekte traten dank der Implementierung einer HR-Service-Delivery-Plattform zuverlässig ein. Zugunsten der eigenen Organisationsentwicklung, auf die sich die lokale HR nun mit der nötigen Intensität fokussieren kann. Mission accomplished.  

Datenblatt HR Service Delivery

Über Gaëtan Broutin

Gaëtan Broutin ist Sr Implementation Project Manager bei PeopleDoc seit März 2017. Er unterstützt unsere Kunden in nationalen und internationalen Projekten von der Implementierung über das Go-Live bis hin zur erfolgreichen Adaption der gesamten Software.