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Noch immer geht mancherorts das Schreckgespenst „Digitalisierung“ um. Häufige Befürchtung: Dadurch wird alles anonym, die persönliche Betreuung fällt weg. Dabei ist oft genau das Gegenteil der Fall und der Anwendungsfall HR ist dafür das beste Beispiel: Eine sinnvolle und zielführende Digitalisierung führt zu mehr Möglichkeiten der persönlichen Ansprache, mehr Zeit für Menschen und mehr Zugehörigkeitsgefühl zum Team. Das gilt gerade in Zeiten, in denen persönliche Kontakte bestenfalls eingeschränkt möglich sind, aber auch darüber hinaus, in einer Zukunft, in der Menschen in Unternehmen flexibel und ortsunabhängig arbeiten wollen.
Digitalisierungsgrad: Bestimmt durch Flexibilität & Strategiefähigkeit
Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren ist dabei nie Selbstzweck, sondern einfach das beste Mittel, um die Aufgaben der Abteilung effektiv und effizient erfüllen zu können. Es erlaubt den Mitarbeitern, das Tagesgeschäft schneller und besser zu meistern und in Krisenzeiten auch außerhalb der gewohnten Büroumgebung effizient arbeiten und kommunizieren zu können. Und nicht zuletzt legt dies die Grundlage für die Planung und Umsetzung wichtiger Strategien, wie solche zum Anwerben und Halten von Fachkräften. Der anhaltende „War for Talents“ unterstreicht die dringendsten Aufgaben der Personalabteilung: die Etablierung einer positiven Employee Experience und Vertrauen in das Unternehmen. Durch Digitalisierung werden HR Teams von repetitiven, administrativen Aufgaben entlastet und haben mehr Zeit, strategische Konzepte zu entwickeln, um neue Fachkräfte zu gewinnen, zu schulen, weiter zu qualifizieren und langfristig zu halten. So wird die HR als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiteranliegen zu einer strategischen Einheit im Unternehmen.
Der Digitalisierungsgrad bestimmt über die Fähigkeit, ortsunabhängige zu funktionieren und Freiräumen für strategische Erwägungen zu schaffen: Eine moderne HR-Service-Delivery- Lösung funktioniert über die Cloud, wodurch alle Informationen und Funktionen überall, jederzeit und von verschiedensten Endgeräten – Smartphone, Notebook, Tablet, PC – verfügbar sind. Dadurch können HR-Spezialisten nicht nur flexibler Arbeiten, es vermeidet zudem System- und Medienbrüche, die das Abrufen und Managen von Daten erschweren. Und, eine professionell eingerichtete Cloud-Infrastruktur erhöht die Datensicherheit der HR, die sich mit den sensibelsten und persönlichsten Daten eines Unternehmens befasst: Papierakten sind oft nur durch ein Büro- und Aktenschrankschloss vor Diebstahl geschützt und anfällig gegen Feuer- und Wasserschäden. Digitale Akten dagegen sind jederzeit und von überall zugänglich, können durch Funktionen, wie rollenbasierte Zugriffsrechte, Passwörter und Zwei-Faktor-Authentifizierung vor unbefugtem Zugriff und physischem Schaden geschützt werden.
Zugleich profitieren auch Mitarbeiter durch eine bessere Employee Experience: So können sie etwa durch ein Anfragen-Management Antworten auf häufig gestellte Fragen schnell und einfach in einer personalisierten Wissensdatenbank finden – und wenn sie eine komplexere Frage haben, erhalten sie schneller eine persönliche Antwort von HR-Mitarbeitern, weil diese nicht damit beschäftigt sind, täglich die immer gleichen Fragen zu beantworten. Administrative Prozesse wie das Einreichen eines Führerscheinnachweises oder das Beantragen von Bürohilfsmitteln erfordern keine lange Wartezeit oder Terminabsprache, sondern lassen sich unbürokratisch digital erledigen. Dadurch erhöht sich nicht nur die Zufriedenheit unter den Mitarbeitern, sondern auch deren Produktivität.
Voraussetzungen und Vorgehen
Wichtig zu beachten ist: Digitalisierung ist nicht gleichzusetzen mit „IT“. Eine mehr oder weniger ausgereifte IT-Landschaft ist meist schon vorhanden – es geht darum, diese sinnvoll zum Vorteil der eigenen Arbeit zu nutzen und wenn nötig, um eine auf die internen Anforderungen zugeschnittene Lösung zu erweitern. Dabei muss ein HR-Mitarbeiter keine ausgeprägten IT-Kenntnisse mitbringen, sondern das Wissen, an welcher Stelle Handlungsbedarf besteht. Die Gestaltung der digitalen HR-Transformation sollte nicht als Maßnahme aus der IT-Abteilung vorgegeben werden, sondern als Initiative aus der Personalabteilung selbst kommen. Hier finden sich die Erfahrungen und das Fachwissen, wenn es darum geht, die beste Lösung für die Bedürfnisse der Abteilung zu finden.
Ein solch komplexes Unterfangen, wie die Digitalisierung der HR-Abteilung sollte als eine modulweise Transformation auf Basis der selbst festgelegten Prioritäten angegangen werden, um „quick wins“ wie etwa eine Wissensdatenbank oder die Grundlagen für eine elektronische Personalakte schnell zu implementieren und die dabei gesammelte Erfahrung im weiteren Prozess zu nutzen. Es liegt daher nahe, nicht die schwierigsten, komplexen Prozesse, die nur selten relevant sind, zuerst anzugehen. Beginnen Sie mit den administrativen „Massenprozessen“, wie das Anfragen-Management, durch deren Digitalisierung und Automatisierung unmittelbar eine deutliche Entlastung für HR-Mitarbeiter und eine spürbare Verbesserung der Employee Experience eintritt. Als positives Beispiel kann hier die E-Commerce-Branche dienen, weil sie verstanden hat, welchen Service sich Kunden wünschen – Nutzerorientierte Plattformlösungen bieten genau diesen Service für Mitarbeiter, mit einer übersichtlichen Oberfläche, klaren Prozessen und hoher Serviceorientierung für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit. Dies sollte das Ideal sein, wenn es um die Transformation von HR Services geht.
Fazit: Die Digitalisierung der HR ist kein „Nice-to-have“, sondern ein „Must-have“ – denn sie legt die Grundlage für Unternehmen, auch in Krisenzeiten und angesichts des intensiver werdenden Wettkampfs um Fachkräfte handlungs- und wettbewerbsfähig zu bleiben. Sie ist der Schlüssel zum Wandel der HR von einem administrativen Cost Center hin zu einem zentralen strategischen Unternehmensfaktor.