Warum sich die Umstellung auf digitale Dokumentenerzeugung für die HR lohnt

Vom ersten bis zum letzten Arbeitstag: Dokumente sind allgegenwärtig im Mitarbeiter-Lebenszyklus. Selbst im digitalen Zeitalter trifft dies noch auf die Arbeitswelt zu. Angefangen von der Bewerbung eines Mitarbeiters bis zu seinem Ausscheiden aus dem Unternehmen fällt jede Menge Papier an.

Selbst viele Unternehmen, die nach außen hin ein innovatives Image pflegen, verwalten intern ihre HR-Standarddokumente manuell. Das macht weder die Personalabteilung noch die Mitarbeiter so richtig glücklich.

Solche manuellen Prozesse sind nicht nur ineffizient, sie bergen große Risiken. Warum sollten HR-Abteilungen ernsthaft über eine Lösung zur digitalen Dokumentenerzeugung nachdenken? Und wie profitieren sie konkret davon?

Dokumente manuell erzeugen: aufwendig und fehleranfällig

So sieht ein manueller Prozess meist aus: Sie erstellen ein neues Standarddokument, zum Beispiel einen Arbeitsvertrag für einen neuen Mitarbeiter. Sie suchen dafür die Word-Vorlage heraus und fügen die Daten ein, die Sie aus dem Personalfragebogen und aus der Fachabteilung bekommen haben. Sie prüfen, ob die Formulierungen noch der aktuellen Rechtslage und den internen Richtlinien entsprechen.

Bis alle Beteiligten den Vertrag freigegeben und unterschrieben haben, sind zig E-Mails notwendig, wahrscheinlich erhalten Sie den Vertrag anschließend auf Papier zurück. Den Vertrag legen Sie im Aktenordner ab, oder scannen ihn ein und speichern ihn auf dem Server, wo er hoffentlich für viele Jahre sicher liegt.

Dieser Prozess ist nicht nur aufwendig und kompliziert, Fehler mit kleinen und großen Auswirkungen sind vorprogrammiert.  

Nachteile und Risiken bei manuellen Prozessen 

Der gesamte Prozess dauert umso länger, je mehr Beteiligte es gibt. Dokumente werden per E-Mail oder per Hauspost zunächst zur Freigabe an einzelne Personen geschickt und anschließend in der finalen Version nochmals manuell in den Unterschriftenlauf gegeben. Schlimmstenfalls verpassen HR-Mitarbeiter Termine und Fristen, weil Dokumente nicht fertig sind. Das kostet Nerven und Ihre Mitarbeiter werden sich aufgrund der umständlichen Arbeitsweise wenig wertgeschätzt fühlen. 

Manuelle Prozesse binden viele Ressourcen in der Personalabteilung und rauben dem Team die Zeit, die es für wichtige strategische Aufgaben braucht. Da Daten manuell aus verschiedenen Systemen in die Dokumentenvorlagen eingetragen werden, können Mitarbeiter Fehler kaum vermeiden.

Es kursieren verschiedene, veraltete und teilweise nicht genehmigte Vorlagen im Unternehmen, über die einzelne Mitarbeiter keine Kontrolle mehr haben. Dokumente, die nicht den rechtlichen Vorgaben entsprechen, werden schnell zum Risiko: Stellt ein HR-Mitarbeiter zum Beispiel ein fehlerhaftes Kündigungsschreiben aus, kann die gesamte Kündigung unwirksam werden.

HR-Abteilungen können nicht lückenlos nachvollziehen, wer papierbasierte Dokumente bereits gelesen und freigegeben hat, wer sie verändert hat, ob sie rechtzeitig zugestellt und sicher archiviert wurden. Auf diese Weise werden Compliance-Vorschriften verletzt.

Die Vorteile der digitalen, automatisierten Dokumentenerzeugung

Eine cloudbasierte Lösung, die sich nicht nur auf den singulären Akt der Erstellung eines Dokumentes fokussiert, sonder den gesamten Prozess digitalisiert, schafft Abhilfe. Zunächst werden in einem automatisch gesteuerten Prozess die notwendigen Daten für das Dokument aus unterschiedlichen Systemen oder von verschiedenen Personen eingesammelt. Das Dokument wird in Sekunden automatisch erstellt, und - eventuell nach Freigabe - anschließend direkt zur elektronischen Unterschrift geschickt. 

Erzielen Sie 100 % Compliance

Sie verwalten alle Vorlagen an einem zentralen Ort. Zuständige Sachbearbeiter können - je nach ihrer Berechtigung - nur auf die für sie relevanten Templates zugreifen. Templates werden versioniert und immer aktuell gehalten, sodass nur mit den jeweils gültigen und gegebenenfalls rechtlich geprüften Textbausteinen gearbeitet werden kann. 

Dokumenten-Templates können ebenso einfach und unkompliziert ohne technisches Customizing lokalisiert werden, so dass die Anforderungen aller Standorte mit geringem Aufwand umgesetzt werden können. 

Alle erstellten Dokumente werden nach den erforderlichen Freigabeprozessen und Unterschriften automatisch in der Personalakte des Mitarbeiters gespeichert. Jeder, der dazu berechtigt ist, kann online darauf zugreifen. Sie können die fristgemäße Zustellung nachweisen. Alle verändernden Aktivitäten werden im Audit-Trail lückenlos dokumentiert. Für jedes Dokument werden automatisch basierend auf dem Dokumenttyp die korrekten Gültigkeits- und Aufbewahrungsfristen erstellt. Durch dieses in sich geschlossene System ist gewährleistet, dass Sie alle gesetzlichen Compliance-Anforderungen erfüllen.

Erreichen Sie Ihre Effizienz- und Budgetziele

HR-Mitarbeiter erzeugen große Mengen an Standarddokumenten vollautomatisch, mit nur wenigen Mausklicks. Die PeopleDoc HR-Dokumenten-Management-Lösung können Sie über Schnittstellen mit anderen HR-Systemen verknüpfen und Ihre Vorlagen mit aktuellen Daten aus diesen Systemen füllen – Copy-and-paste-Fehler sind so ausgeschlossen. 

Die Erstellung eines Dokumentes wird event-bezogen aus dem Core System automatisch getriggert, beispielsweise ein Bonus-Schreiben sobald der Bonus im System eingegeben wurde. Je nach gewünschtem Automatisierungsgrad ist hierzu keinerlei manuelle Aktion notwendig, und das erstellte Dokument wird dem Mitarbeiter sofort zugestellt.

Die erzeugten Dokumente werden vom System automatisch in der richtigen Reihenfolge an die entsprechenden Prozessteilnehmer geschickt. Diese rufen das Dokument digital, zum Beispiel auf ihrem Smartphone, ab und können es elektronisch unterschreiben. Aufwendige manuelle Arbeitsschritte für das Drucken, Kouvertieren, Rücklaufkontrolle und Scannen entfallen komplett - und ganz nebenbei sparen Sie auch noch die Portokosten.

Erfahrungsgemäß erstellen unsere Kunden mit der Advanced Document Generation Lösung Dokumente in einem Drittel der Zeit - und in wesentlich besserer Qualität und nahezu ohne Fehlerkorrekturen. Darüber hinaus werden die Durchlaufzeiten von Prozessen durch die medienbruchfreie Abwicklung dramatisch reduziert. Zwei Beispiele: Unser Kunde Biogen konnte die Zeit, bis ein Arbeitsvertrag von einem Kandidaten unterschrieben wurde um 85% reduzieren. Société Générale ist dank der nahtlosen Digitalisierung des Gesamtprozesses in der Lage, innerhalb von nur sieben Minuten nach Abschluss eines Bewerbungsgespräches das Dokument vom Bewerber elektronisch unterschreiben zu lassen. 

Die digitale Dokumentenerzeugung leistet einen wertvollen Beitrag, damit Sie Ihre Effizienz- und Budgetziele zur End-to-End HR Prozessdigitalisierung erreichen und Ihre KPIs immer im grünen Bereich sind. 

Schaffen Sie eine optimale Employee Experience

Nahezu jeder HR Service beinhaltet auch die Erstellung eines Dokumentes. Durch die ganzheitliche End-to-End Digitalisierung von Prozessen, angefangen beim Mitarbeiter über Führungskräfte bis hin zu HR, wird ein hoher Automatisierungsgrad erreicht - und Mitarbeiter erhalten die angefragten Services wesentlich schneller. Dabei müssen Mitarbeiter und Führungskräfte nicht mehr auf einen Termin bei HR warten, sondern können den Service ganz einfach 24/7/365 online anfordern. Die Mitarbeiter haben dabei eine volle Prozess-Transparenz und können zu jeder Zeit den aktuellen Status ihres Prozesses einsehen. Das spart nicht nur der HR Zeit, sondern vereinfacht den Prozess auch für die Mitarbeiter erheblich. Da immer die aktuellsten Templates verwendet und die Textbausteine vollautomatisch eingebaut werden, fallen auch Rückfragen und Extratouren zur Personalabteilung wegen fehlerhaften Dokumenten weg. 

Wenn Sie im “War of Talents” gefragte Fachkräfte suchen, müssen Sie im Recruiting Prozess schnell sein. Sobald Sie sich für einen Kandidaten entschieden haben, läuft die Zeit. Je schneller Sie dem Kandidaten das Jobangebot samt aller Dokumente vorlegen können, desto besser.  Wer für diesen administrativen Prozess zu lange braucht, kann bereits verloren haben – der Kandidat könnte sich in der Zwischenzeit schon anders entschieden haben – im schlechtesten Fall für den Wettbewerber. Mit vorbildlichen Unterlagen und kurzer Reaktionszeit präsentieren Sie sich vom ersten Tag an professionell und als attraktiver Arbeitgeber.

Eingebettet in den Kontext von End-to-End-Prozessen hilft Ihnen die digitale, automatische Dokumentenerzeugung, als HR-Abteilung ein strategischer Partner für Ihr Management und Ihre Mitarbeiter zu sein. Sie bieten optimalen Service, haben weniger Aufwand, und kümmern sich ab sofort um zukunftsweisende HR-Themen, die das Unternehmen langfristig erfolgreich aufstellen.