Wie eine digitale HR die Personalarbeit in Krisenzeiten unterstützen kann

Zu Beginn des Jahres haben wir unsere Mega-Trends 2020 präsentiert. Dort stellten wir die wichtigsten Themen vor, die HR-Führungskräfte im Auge haben müssen, um ihr Unternehmen für die Zukunft zu rüsten. Jetzt, ein halbes Jahr später, sehen wir uns mit einer globalen Pandemie konfrontiert, die unsere Arbeitswelt drastisch verändert hat. 

COVID-19 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen. Die HR nimmt beim Krisenmanagement innerhalb von Unternehmen eine Schlüsselrolle ein. Um den Geschäftsbetrieb weiter aufrecht zu halten, muss der Zugriff auf HR-relevante Systeme, Dateien und Unterlagen jederzeit und überall gesichert sein. Die Krise hat letztendlich gezeigt, dass die HR-Trends noch schneller als erwartet in die Personalabteilungen Einzug halten.

Die wachsende Vertrauenskrise bewältigen

Das 2020 Edelman Trust Barometer zeigt, dass wir uns in einer Vertrauenskrise befinden. Viele Menschen haben das Vertrauen in ihre Regierungen und in die Medien verloren. Überraschend ist jedoch diese Statistik: 76 Prozent der Befragten in der Edelman-Studie gaben an, dass sie im Vergleich zu anderen Institutionen ihrem Arbeitgeber am meisten vertrauen. Dies bedeutet einerseits eine neue Verantwortung für Arbeitgeber und insbesondere für die HR. Es stellt aber auch eine große Chance für das Personalwesen dar, das dem Unternehmen gegenüber entgegengebrachte Vertrauen zu stärken und zu schützen.

Die gegenwärtige Krise zeigt, wie dies in der Praxis umgesetzt werden kann. So haben etwa viele Unternehmen ihre Arbeitsstruktur neu organisiert und sind häufig dazu übergegangen, Lösungen für das Arbeiten aus dem Home Office zu implementieren. Knapp über die Hälfte (54 Prozent) der Unternehmen in Deutschland wollen Homeoffice dauerhaft stärker etablieren, dies zeigt eine Studie des ifo Instituts. 

Wie die HR den Weg in eine neue “Normalität” meistern kann

Obwohl die Krise noch nicht zu Ende ist, haben viele Unternehmen ihren Weg in eine neue „Normalität“ begonnen. Die Rolle der HR, die diesen neuen Weg begleitet, sticht dabei heraus.

In Gesprächen mit unseren Kunden und HR-Branchenexperten sehen wir drei Bereiche, die derzeit für die HR von entscheidender Bedeutung sind:

• Kommunikation mit den Mitarbeitern, um sicherzustellen, dass sie das richtige Maß an Informationen und Unterstützung erhalten
• Durchsetzung von Gesundheits- und Sicherheitsrichtlinien zum Schutz der Mitarbeiter
• Bereitstellung der Arbeit aus dem Home Office, so dass Mitarbeiter optimal von zu Hause aus arbeiten können

Die Frage, die sich daraus ergibt, ist: Wie können digitale HR-Tools das Personalwesen in diesen drei Bereichen unterstützen?

Dazu haben wir uns angeschaut, wie unsere Kunden die PeopleDoc-Lösung in der Covid-19-Krise genutzt haben. Alexis Charrier, verantwortlich für Business Intelligence und Datenanalyse bei PeopleDoc, teilt seine Ergebnisse.

Mitarbeiter auf dem Laufenden halten

Zunächst warfen wir einen Blick auf unsere Employee Case Management-Lösung und das Mitarbeiterportal. Das Mitarbeiterportal ist der wichtigste Anlaufpunkt, wenn Mitarbeiter Fragen an die HR haben. Mitarbeiter können Informationen, die in der Wissensdatenbank hinterlegt sind, von überall und jedem Gerät einfach abrufen. Da die Inhalte auf Mitarbeiter-Attribute zugeschnitten sind, können zum Beispiel spezifische Richtlinien für Remote-Mitarbeiter und für die, die im Büro arbeiten, entsprechend angezeigt werden. 

Alexis Charrier erläutert, „Unsere Kunden haben spezielle Inhalte erstellt, die Antworten auf Fragen rund um COVID-19 bieten. Mitarbeiter lesen diese Inhalte - wir sahen einen Anstieg von +25.000 Prozent der Ansichten zwischen Februar und März. Derzeit werden Coronavirus-bezogene Artikel weitaus häufiger aufgerufen als andere Artikeltypen.“

Das ist nicht überraschend, deutet aber darauf hin, dass PeopleDoc-Kunden die Wissensdatenbank als wichtige Informationsquelle für ihre Mitarbeiter nutzen, um offizielle Mitteilungen der Personalabteilung oder der Geschäftsführung an die Belegschaft zu kommunizieren.

In Krisenzeiten schnell Rückmeldung erhalten

PeopleDoc Employee Case Management ermöglicht HR-Teams, Anfragen, die sie von Mitarbeitern erhalten, effektiver zu managen. Das System sendet eine Anfrage automatisch an den entsprechenden HR-Mitarbeiter, der diese Anfrage dann direkt von überall aus bearbeiten kann. In Krisenzeiten hilft dies, Mitarbeitern schneller und effizienter zu antworten und das erhöhte Anfragevolumen effektiv zu bewältigen.

Laut Charrier nahm die Zahl der Mitarbeiteranfragen zu COVID-19 bei den befragten Unternehmen zu, mit einem Anstieg von +6.900 Prozent zwischen Februar und März. „Der Trend ist nicht rückläufig. Für HR-Teams gilt immer noch: auf mehr Anfragen vorbereitet sein“, fügt er hinzu.

Die Anfragen der Arbeitnehmer drehten sich vor allem um ihre Sicherheit, ob sie ins Büro gehen können oder nicht, und wie sie von zu Hause aus arbeiten können. Hier den Überblick zu behalten, stellt HR-Teams vor bislang unbekannte Herausforderungen. Durch den Einsatz einer Employee Case Management-Lösung kann die HR häufig wiederkehrende Fragen automatisiert beantworten. So gewinnen HR-Mitarbeiter Zeit für die Bearbeitung komplexer Anfragen.   

Mitarbeiter auf die Arbeit aus dem Home Office vorbereiten 

Durch die Krise sehen sich viele Arbeitnehmer mit einer neuen Situation konfrontiert: dem Arbeiten aus dem Home Office. Auch wenn viele Unternehmen dies schon seit Jahren anbieten, bedeutet es für andere eine große Umstellung. Nicht selten haben Unternehmen in der Krise ihre komplette Belegschaft ins Home Office geschickt. Auch hier hat die Wissensdatenbank dabei geholfen, Informationen rund um das Arbeiten aus dem Home Office in die Datenbank einzustellen und für Mitarbeiter überall bereitzustellen. 

Wie Charrier berichtet, „Wir beobachten mehr Mitarbeiteranfragen zum Thema Home Office. Das Thema ist nicht völlig neu, aber die aktuelle Krisensituation beschleunigt es.“

HR-Fachkräfte, mit denen wir über Remote Work gesprochen haben, waren sich einig: Für sie ist die Arbeit aus dem Home Office grundsätzliches kein neues Thema. Aber die Tatsache, dass so viele Mitarbeiter plötzlich gezwungen waren, längerfristig von zu Hause aus zu arbeiten, war aus IT-Sicht und in Bezug auf HR Service Delivery eine Herausforderung. 

Jetzt stellt sich die Frage: Wird das Arbeiten aus dem Home Office Bestandteil der neuen Normalität? Für Siemens zum Beispiel wird das Home Office normal bleiben. Mehr als die Hälfte der Mitarbeiter sollen 2-3 Tage die Woche von zu Hause aus arbeiten. 

Eins steht fest: Unternehmen können Angebote und Dienstleistungen nicht mehr nur primär auf die Mitarbeiter ausrichten, die ins Büro kommen. Die digitale und mobile Employee Experience wird zur Priorität.

Damit Unternehmen auch in Zukunft krisensicher aufgestellt sind, muss die HR daran arbeiten, eine anpassungsfähige Belegschaft aufzubauen. HR-Abteilungen, die agil aufgestellt sind und HR-Prozesse schnell anpassen können, um auf Veränderungen zu reagieren, werden auch in Zukunft für neue Krisen gerüstet sein. Mit einer cloudbasierten HR Service Delivery gewinnt die HR ein robustes Setup, das sich positiv und nachhaltig auf den Unternehmenserfolg auswirkt.