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Wie Sie die HR-Abteilung vom Kostenverursacher in ein Profit-Center umwandeln

Wie Sie die HR-Abteilung vom Kostenverursacher in ein Profit-Center umwandeln

Future of HR  |  HR Prozessautomatisierung  |  Eine herausragende Employee Experience

Durchschnittliche Lesezeit: 4 min.

Durch die Corona-Krise ist das wichtigste HR-Thema der Vergangenheit aus dem Fokus geraten: der Fachkräftemangel. Doch der War for Talents ist durch die Pandemie nicht vom Tisch. Im Gegenteil: Nach der Krise wird er noch intensiver geführt werden. So erwarten Marktforscher, dass in den nächsten zehn Jahren die Nachfrage nach Fachkräften das Angebot bei weitem übersteigen wird. Das US-amerikanische Korn Ferry Institute prognostiziert bis 2030 einen weltweiten Fachkräftemangel von mehr als 85,2 Millionen Menschen. Das bedeutet, dass Unternehmen noch härter arbeiten müssen, um qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und vorhandene zu halten.

Das führt zu einer wachsenden Bedeutung der Personalabteilung. Sie ist verantwortlich für die Suche, Gewinnung und Förderung von Fachkräften und damit von höchster strategischer Bedeutung. Es gibt aber immer noch Unternehmen, die dieses strategische Potenzial der HR nicht erkannt haben. Sie betrachten die Personalabteilung als Kostenverursacher – zwar einen, den man braucht, aber dennoch nur ein Kostenverursacher.

Diese Sichtweise macht es für die Personalabteilung sehr schwer, sich die Unterstützung zu sichern, die sie benötigt, um entscheidende Verbesserungen vorzunehmen oder sinnvolle Veränderungen herbeizuführen. Um Ihre Abteilung zu stärken und dafür zu sorgen, dass sie als Profit-Center und als profitabler Teil des Unternehmens verstanden wird, empfehlen wir die folgenden Schritte durchzuführen.

Tauschen Sie administrative Tätigkeiten gegen strategische Aufgaben aus

Noch vor nicht allzu langer Zeit waren HR-Verantwortliche mit administrativen Aufgaben überlastet, von der Bearbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Pflege von Personalakten bis hin zur Beantwortung von Fragen über Krankenstand, Kostenerstattung und Urlaubsplanung.

Das ist jedoch reine Zeitverschwendung, besonders heute, wo fast alle sich wiederholenden administrativen Aufgaben mit Hilfe leicht verfügbarer Technologien automatisiert werden können. Wenn Sie den Mitarbeitern beispielsweise Zugang zu einer personalisierten Wissensdatenbank geben, können sie dort schnell Antworten auf grundlegende Fragen finden. Sie sprechen nur dann mit einem HR-Mitarbeiter, wenn die Sachlage komplexer oder heikler ist. Das sorgt dafür, dass Ihr Team die Fragen schneller beantworten kann und die Mitarbeiter nicht lange auf Unterstützung warten müssen.

Prozesse zu automatisieren ist eine einfache Möglichkeit, zeitraubende Verwaltungsaufgaben von der Agenda Ihres Teams zu nehmen. Dies kann einen großen Einfluss auf die Sichtweise und Einstellung der Unternehmensleitung auf die HR haben. Denn wenn Ihre Abteilung nur administrative Aufgaben erledigt, werden sie auch nur als teurer Verwaltungsapparat betrachtet.

Durch die Prozessautomatisierung kann sich Ihr Team auf strategische, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren, wie zum Beispiel die Personalplanung und -analyse. Zeigen Sie, dass Sie den Blick für das große Ganze haben und in die Umsetzung der Unternehmensziele investieren. Dadurch entsteht eine kooperative, auf gegenseitigen Respekt beruhende Beziehung zur Geschäftsführung.

Fokus auf die Employee Experience

In den USA sind nur ein Drittel aller Beschäftigten direkt am Arbeitsplatz tätig. Auch in Deutschland wird sich dieser Trend nach Corona deutlich verstärken. Aber das Thema Home-Office hat nicht nur positive Seiten. Es führt häufig auch zu einer geringeren Produktivität und Arbeitsmoral sowie zu einer höheren Fluktuation. Dabei sind diese Faktoren meist nur ein Symptom für ein größeres Problem: die Unzufriedenheit der Mitarbeiter. Hier kann sich die HR als strategische Ressource erweisen, wenn sie es schafft, die eigentliche Ursache des Problems zu beseitigen: die schlechte Employee Experience.

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, dass die Betreuung durch das Unternehmen schlecht ist, leidet automatisch ihr Engagement. Es gibt zwar keine schnelle Lösung, um dies zu ändern, aber Sie können damit beginnen, sich auf zwei Faktoren zu konzentrieren: die Unternehmenskultur und die Technologie, mit der die Mitarbeiter tagtäglich interagieren.

Zunächst geht es darum, die Mitarbeiter zu fragen, was funktioniert und was nicht. Eine solche einfache Umfrage kann schon viel aussagen. Jedoch können Sie durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zur Analyse der Antworten ein noch tieferes Verständnis dafür gewinnen, wie Ihre Mitarbeiter über einzelne Aspekte ihrer Arbeit denken. Dies kann Ihnen helfen, die häufigsten Ärgernisse und erste Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Auf dieser Basis können Sie sichtbare Veränderungen vornehmen, die den Mitarbeitern zeigen, dass ihre Stimme gehört wird.

Wenn Sie den Schwerpunkt Ihrer HR-Arbeit von der Kontrolle unmotivierter, nicht engagierter Arbeitnehmer auf die aktive Verbesserung der Employee Experience verlegen, können Sie das Engagement und die Produktivität der gesamten Belegschaft steigern. Es verdeutlicht den Führungskräften, dass Ihre Abteilung ein echtes Profit-Center ist, das einen hohen Return on Investment (ROI) liefert. Und das wiederum regt an, in künftige HR-Initiativen zu investieren.

Führen mit einfacher Sprache und Daten

Wenn Sie sich das Gehör der Geschäftsführung verschaffen wollen, dann müssen Sie auch deren Sprache sprechen. Mit "HR Speak" können Sie den enormen Einfluss, den die Arbeit Ihrer Personalabteilung auf die Geschäftsergebnisse hat, nicht vermitteln. Das reicht vom Einfluss auf Umsatz und Gewinn des Unternehmens bis hin zum Erreichen des ROI bei einer Fusion oder Übernahme. Es kann dazu führen, dass Sie nicht als strategischer Partner wahrgenommen werden. Versuchen Sie deshalb klar zu sprechen, erklären Sie alle Begriffe, die Ihre Geschäftsleitung möglicherweise nicht versteht, und verbinden Sie alle Aussagen mit dem, was das Management am meisten interessiert, zum Beispiel wie die Wettbewerbsposition Ihres Unternehmens auf dem Arbeitsmarkt ist.

Eine gute Möglichkeit, die Aufmerksamkeit und den Respekt Ihrer Geschäftsführung zu gewinnen, besteht darin, Ihre Argumente mit Daten zu untermauern. Schließlich sind Zahlen eine universelle Sprache – und eine schockierende Statistik kann Ihre Gesprächspartner aufhorchen lassen.

Konzentrieren Sie sich auf das Sammeln und Analysieren der relevantesten Daten über Ihre eigene Belegschaft und über die wichtigsten Fachkräftegruppen. Präsentieren Sie die Ergebnisse in einer leicht verständlichen Form und auf einen Blick. Eine ansprechende Visualisierung mit einer Grafik oder einem Tortendiagramm ist viel aussagekräftiger als eine lange Zahlenreihe, die vor allem für Laien ermüdend sein kann. Scheuen Sie sich nicht, die Dinge einfach zu halten, um Ihre strategischen Fähigkeiten unter Beweis zu stellen.

HR: Eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens

HR ist nicht nur ein Kostenverursacher, es ist eine Investition in die Zukunft Ihres Unternehmens. Wenn Sie Ihren Führungskräften helfen, dies zu verstehen und sie dazu bringen, Ihre Abteilung als Profit Center zu betrachten, wird es Ihnen leichter fallen, die Zustimmung der Geschäftsführung für Ihre Initiativen zu gewinnen – und Ihre eigene Karriere innerhalb des Unternehmens zu fördern.

Verschaffen Sie sich Gehör. Um zu verstehen, wie Ihr HR-Team agiler, schlanker und strategischer werden kann, werfen Sie einen Blick in unser eBook, „Less Time on Paper, More Time on People: 5 Steps to HR Transformation.

Drei HR Mega Trends

Über Wieland Volkert

Wieland Volkert ist seit Ende 2015 Country Manager der PeopleDoc (Germany) GmbH. Zuvor war er Country Sales Director bei der deutschen Niederlassung von ServiceNow. Seit über 25 Jahren ist er in verschiedenen Management-Positionen tätig und verantwortete den Aufbau neuer Business Units und Unternehmen. Er führte Teams u.a. bei BEA Systems, SUN Microsystems, JBoss und SAP.