Wie Sie die Implementierung eines HRIS ganzheitlich planen können

Eine HRIS-Implementierung ist eine gewaltige Aufgabe – sowohl hinsichtlich des zeitlichen Aufwands als auch bezüglich der Kosten. In diesem Zusammenhang noch über die Einführung zusätzlicher HR-Lösungen nachzudenken, erscheint auf den ersten Blick sehr ambitioniert. Doch tatsächlich ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt, um sich weiterführende Fragen zu stellen. Welche zusätzlichen Aufgaben- und Verantwortungsgebiete in Ihrer HR können von einer neuen Technologie profitieren? Und wie kann die HR Ihre Mitarbeiter noch besser unterstützen? Denn die Implementierung eines HRIS in Verbindung mit einer weiteren HR-Lösung kann die Produktivität und Effizienz des HR-Teams nachhaltig verbessern. 

Schrittweise oder vollständige digitale HR-Transformation?

Im Tagesgeschäft verlassen sich sehr viele Unternehmen noch immer auf einzelne Suiten und Best-of-Breed-Produkte, die über die Jahre hinweg miteinander verbunden wurden. Die Entscheidung, diese gewachsene Infrastruktur aufzulösen und durch eine integrierte Softwarelösung zu ersetzen, fällt vielen HR-Verantwortlichen schwer. Dabei hat sich gezeigt, dass integrierte Lösungen der Personalabteilung eine weitaus bessere Unterstützung bieten können, als das noch vor 10 oder 20 Jahren der Fall war. Denn die Zeiten, in denen ständig neue Technologien auf den Markt kamen, die eine reibungslose Integration fast unmöglich machten, sind längst vorbei. 

Aufgrund dieser Abhängigkeiten muss bei einer HRIS-Implementierung über den Tellerrand hinaus gedacht werden – denn sie wirkt sich auf fast alle Bereiche aus. Vor allem, wenn es darum geht, die Employee Experience zu verbessern, ist es gefährlich, in Silos zu denken und sich auf eine „einfache Lösung“ zu beschränken.

Während der Evaluierung und Implementierung eines neuen HRIS sind die HR-Teams bereits mitten in der Bewertung ihrer Prozesse und ihrer Arbeitsleistung. Es ist also ein guter Zeitpunkt, um sowohl die aktuellen Systeme als auch andere relevante Tools und Lösungen zu evaluieren, die bei der Erreichung einzelner Prozessziele helfen können. 

Ein Umdenken bei der Technologieevaluierung von einer kategoriespezifischen zu einer ganzheitlichen, prozessspezifischen Denkweise kann bei der Suche nach den richtigen Lösungen und der Umgestaltung von Geschäftsprozessen zu einem komplett anderen Ergebnis führen. Darüber hinaus hilft die neue Denkweise dabei, den Mix aus verschiedenen HR-Technologien zu bestimmen, der für die Bedürfnisse Ihres Unternehmens am sinnvollsten ist.

Da viele Personalabteilungen vor vielfältigen Herausforderungen stehen, ist das Zögern im Hinblick auf einen ganzheitlichen Ansatz völlig verständlich. Hier finden Sie die wichtigsten Hindernisse für den Wechsel auf einen ganzheitlichen Ansatz und wie man sie überwinden kann:

1. Budgetfragen 

Eine Investition in ein neues HRIS kann Ihr Unternehmen viel Geld kosten. Im Gegensatz dazu verursachen andere transformative HR-Technologien häufig nur einen Bruchteil der Kosten und können dennoch einen positiven Einfluss auf die Employee Experience haben. Die Umgestaltung der Personalabteilung muss keine übermäßige Belastung für das Budget sein. Einfache Änderungen in der Art und Weise, wie Sie Mitarbeiteranfragen beantworten, kosten beispielsweise im Vergleich zu einem neuen HRIS nur einen Bruchteil. Sie können jedoch die Sichtweise der Mitarbeiter auf die Arbeit der Personalabteilung und auf die Interaktion mit ihr erheblich verändern.

2. Zeitliche Einschränkungen

Eine HRIS-Implementierung kann Jahre dauern, und sich für Sie und Ihr Team zäh wie Kaugummi anfühlen. Um erstklassige HR-Systeme vollständig zu implementieren, benötigen Sie dagegen in der Regel nur wenige Wochen. Während des HRIS-Implementierungsprozesses kann Ihr Team kontinuierlich an der Umsetzung ihrer Technologievision arbeiten und mit ergänzenden Tools sofort Wirkung erzielen. 

Solche Fortschritte und Erfolge sind während eines größeren Transformationsprojekts sehr wichtig. Sie sorgen dafür, dass die Beteiligten das große Ziel nicht aus den Augen verlieren und die Dynamik aufrechterhalten wird. Darüber hinaus ist ein neues HRIS ausschließlich auf Personalabteilung ausgerichtet, während andere Lösungen, wie eine HR-Service-Delivery-Plattform, direkte Auswirkungen auf die Mitarbeiter haben können.

3. Begrenzte personelle Ressourcen

Selbst wenn bei einer HRIS-Einführung alle Mitarbeiter voll eingespannt sind, können andere Systemimplementierungen durchgeführt werden. Viele HR-Lösungen erfordern keine oder nur ganz geringe IT-Ressourcen oder verfügen über vorkonfigurierte Prozesse, die speziell auf HR-Bedürfnisse zugeschnitten sind. Beispielsweise ist die PeopleDoc HR-Service-Delivery-Plattform so aufgebaut, dass Ihre HR-Mitarbeiter die Lösung ohne Unterstützung der IT-Abteilung konfigurieren und implementieren können. 

Durch den geringeren Personalbedarf wird der Aufbau einer innovativen HR-Technologielandschaft einfacher und sorgt für eine sehr schnelle Verbesserung von Effektivität und Effizienz in der HR. 

4. Der Glaube an eine ganzheitliche Lösung

Der Traum, eine HR-Lösung zu finden, die all Ihren Bedürfnissen gerecht wird, entspricht leider nicht der Realität. Wer eine HRIS-Implementierung in Angriff nimmt, denkt vielleicht, dass dies seine letzte große Investition in HR-Technologie sein wird. Vielleicht hat auch der Anbieter für die Zukunft so viele Funktionalitäten versprochen, dass es sich richtig anfühlt, mit anderen Investitionen zu warten. Aber während ein neues HRIS meist nur an der Oberfläche Ihrer tatsächlichen HR-Service-Bedürfnisse kratzt, bieten technologisch führende Einzellösungen einen echten Mehrwert – und zwar schnell und nachhaltig.

Ihre HR Technologie-Vision in die Tat umsetzen

Die HRIS-Implementierung ist nur ein Baustein in einem umfassenderen Plan zur Umgestaltung der HR, da sie sich auf so viele Teile Ihrer HR-Technologie-Umgebung auswirkt und mit diesen interagiert. Ein ganzheitlicher Ansatz zur Technologietransformation ist daher sehr effektiv. Er geht auf verschiedene Technologiebedürfnisse gleichzeitig ein, anstatt bei jeder neuen Technologiebewertung doppelte Arbeit leisten zu müssen. 

Ihr HR-Team kann damit beginnen, Ihre Technologie-Umgebung um miteinander verbundene Systeme zu erweitern, die sich gut mit dem neuen HRIS verknüpfen lassen. Die Teammitglieder sollten dabei nachahmen, wie die Mitarbeiter die verschiedenen HR-Instrumente in der Praxis nutzen, um so die Employee Experience zu verbessern.