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Die HR-Service-Delivery-Plattform von PeopleDoc sorgt im Hause Yves Rocher für entscheidende Vorteile.
Mitarbeiter wissen, wo sie nach ihren Gehaltsabrechnungen und anderen persönlichen Dokumenten suchen müssen.
Dies spart Zeit und Kosten.

Stefan Schröder
Human Resources, Yves Rocher

Yves Rocher Deutschland automatisiert mit PeopleDoc HR-Prozesse
und bietet Mitarbeitern einen herausragenden HR-Service mit dem
elektronischen Schließfach (eVault)

Die Herausforderung

Bisher wurden alle Mitarbeiterdaten auf Papier verwaltet, was für viele Wege und viel Aufwand sorgte. „Galt es etwa Unterschriften von Mitarbeitern innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einzuholen, musste HR die Mitarbeiter im Zweifel immer wieder kontaktieren, erinnern und ermahnen“, erinnert Stefan Schröder sich. „Das kostete Zeit und Nerven.“ Die Hoffnung: Mit einem System, das über eine höhere Prozessautomatisierung verfügt, würde das der Vergangenheit angehören.

Besonders der komplexe HR-Prozess des Onboardings sollte durch digitale und automatisierte Prozesse schlanker werden. Die HR hatte außer einer regelmäßigen manuellen Kontaktaufnahme keine Möglichkeiten die Mitarbeiter auf Fristen hinzuweisen. Es war durch manuelle Prozesse oft schwierig Fristen einzuhalten, denn auch die Versanddauer von mehreren Tagen musste eingeplant werden. Eine manuelle Erstellung aller Schritte und Dokumente seitens der Personalabteilung war notwendig.

Die Lösung

Das Employee File Management mit integrierter Prozessautomatisierung bietet die gewünschten Funktionen, mit denen sich sämtliche Ereignisse im Leben eines Mitarbeiters effizient und in großen Teilen vollautomatisch unterstützen lassen. Zusätzlich können Gehaltsabrechnungen und weitere mitarbeiterbezogene Dokumente automatisch und digital in das elektronische Schließfach der Mitarbeiter versendet werden.

Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente werden automatisch in der Personalakte gespeichert. Dies erleichtert die Auffindbarkeit und die Zugriffsgeschwindigkeit wird erhöht. Durch automatisierte Ablauffristen kommt es zu wesentlich weniger "Altlasten" in den Akten. 

Industrie

Pflanzen-Kosmetik

Mitarbeiter

15,000 weltweit

Tätigkeitsgebiet

International

Das Resultat

Begeisterte Mitarbeiter

Informationen über Prozesse und Richtlinien sind in der HR-Wissensdatenbank für Mitarbeiter mit wenigen Klicks zu finden. Durch ein Rollenkonzept findet jeder Mitarbeiter auf ihn zugeschnittene Informationen. Rückfragen werden dokumentiert, sodass kein Suchen in alten E-Mails mehr notwendig ist.

Die Produktivität steigt

Beim Onboarding kann direkt nach der Vertragserstellung, der Betriebsanhörung und der Unterzeichnung durch die eSignature der Onboarding-Prozess veröffentlicht werden. Der unterschriebene Vertrag wird dann automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert. 

Zeit und Kosten werden gespart

Durch Employee File Mangement wird die Einhaltung von Fristen automatisch überwacht. Die Digitalisierung der Dokument spart zudem Platz und Portogebühren für das Versenden von Briefen in Papierform. Alle Beteiligten erhalten eine Übersicht über den aktuellen Stand von HR-Prozessen und können bei Verzögerungen direkt reagieren.

Industrie

Pflanzen-Kosmetik

Mitarbeiter

15,000 weltweit

Tätigkeitsgebiet

International

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