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PeopleDoc Services Data Privacy Policy

Datenschutzrichtlinie für die PeopleDoc-Dienste

 

Letzte Aktualisierung: März 2018

 

PeopleDoc („wir“) sind dem Schutz der Privatsphäre der einzelnen Personen („Benutzer“ und/oder „Sie“) verpflichtet, die sich im Namen der Kunden von PeopleDoc („Kunden“) für die Nutzung der Dienste von PeopleDoc (“Dienste“) registrieren.

Simple Speak: PeopleDoc = wir; Sie = die Benutzer von PeopleDoc

Damit Sie dieses Dokument leichter verstehen können, haben wir jeden Teil in zwei Abschnitte aufgeteilt:

1) Den rechtlich verbindlichen Text, „Legal Speak“, und

2) Die nicht verbindliche, vereinfachte Formulierung, „Simple Speak“. Wir hoffen, dass Ihnen dies dabei hilft, genau zu verstehen, was wir Ihnen bieten, was Sie von uns erwarten können und was wir von Ihnen erwarten

Simple Speak: Wir haben diesen „Simple Speak“, den vereinfachten Text geschaffen, damit Sie unsere Praktiken leichter und besser verstehen können. Beachten Sie aber bitte, dass ausschließlich der rechtliche Text, der „Legal Speak“, verbindlich ist.

Diese Richtlinie beschreibt, welche Informationen („Daten“) wir erfassen und verarbeiten und wie wir sie verwenden. Beachten Sie beim Lesen dieser Richtlinie bitte, dass die Verwendung der im Rahmen der Dienste erfassten und verarbeiteten Daten immer durch den Zweck der Bereitstellung dieser Dienste beschränkt ist, mit deren Erbringung der Kunde PeopleDoc beauftragt hat. Wir verkaufen Ihre Daten nicht für Marketingzwecke

Simple Speak: Wir verkaufen Ihre Daten nicht für Marketingzwecke. Punkt.

Wir wissen genau, dass es Ihnen sehr am Herzen liegt, wie Ihre Daten verwendet und weitergegeben werden. Und wir bedanken uns für Ihr Vertrauen, dass wir bei Verwendung und Weitergabe Ihrer Daten immer mit größer Sorgfalt und Vernunft vorgehen werden. Durch die Nutzung unserer Dienste erklären Sie Ihre Zustimmung zu den in dieser Datenschutzrichtlinie beschriebenen Praktiken.

Simple Speak: Wenn Sie fortfahren, bedeutet das: Sie haben diese Richtlinie gelesen und stimmen ihr zu.

 

1.  Die Daten, die wir erhalten

Je nachdem, welche Dienste Sie nutzen, verarbeiten wir unterschiedliche Arten von Informationen von Ihnen oder über Sie.

Mit Ausnahme der Datenerfassung für die MyPeopleDoc-Dienste erfassen wir Daten lediglich entsprechend der Anweisungen unserer Kunden und es besteht keine direkte Beziehung zwischen uns und den einzelnen Personen, deren Daten wir verarbeiten.

Für Ihre Registrierung bei PeopleDoc benötigen wir bestimmte Informationen über Sie, wie etwa Name, Firmenname, Kontakt-Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Wenn jemand, der sich bei uns registriert hat, Sie als Gast für seine Dienste einlädt, erfassen wir die E-Mail-Adresse und die anderen Kontaktdaten des Gastes, damit dieser Gast die Einladung auch annehmen kann. Einige der Informationen, die Sie uns bereitstellen, können Sie persönlich identifizieren, wie insbesondere Ihr Name. Diese Daten bezeichnen wir im Rahmen dieser Datenschutzrichtlinie als „personenbezogene Daten“.

Simple Speak: Die wichtigsten Daten, die wir von Ihnen erfassen sind: Name, Firmenname, Kontakt-Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Wir verarbeiten auch Daten über Sie, die andere Benutzer im Rahmen der Nutzung unserer Dienste zur Verfügung stellen, wenn sie beispielsweise das Werkzeug für die gemeinschaftliche Nutzung von Dokumenten verwenden, um Ihnen ein Dokument zu senden, oder wenn sie Ihnen eine Nachricht übermitteln oder Ihre Kontaktdaten hochladen, synchronisieren oder importieren.

Simple Speak: Möglicherweise senden wir Ihnen Mitteilungen, die sich auf die PeopleDoc-Dienste beziehen. Von diesen auf Dienste bezogenen E-Mails können Sie sich nicht abmelden, soweit diese Teil der Ihnen angebotenen PeopleDoc-Dienste sind.

Wir senden Ihnen möglicherweise auf Dienste bezogene E-Mails, und dies kann Teil der Dienste sein, die Sie nutzen

Wenn Sie unsere(n) Newsletter abonnieren möchten, verwenden wir Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen den/die Newsletter zu übersenden. Sie können sich vom Erhalt unserer Newsletter oder marketingbezogener E-Mails jederzeit wieder abmelden. Folgen Sie dazu bitte einfach den Anweisungen für die Abmeldung, die Sie in jeder dieser E-Mails finden, oder kontaktieren Sie uns.

Simple Speak: Sie können das Abonnieren unserer Newsletter jederzeit ganz einfach wieder rückgängig machen. Anweisungen, wie Sie dafür vorgehen müssen, finden Sie in der E-Mail, die Sie erhalten haben.

 

2. Sensible Daten

Wir erfassen oder speichern nicht absichtlich Informationen, die sich auf Ihre medizinische oder gesundheitliche Verfassung, Ihre Rasse oder ethnische Herkunft, Ihre politischen, religiösen oder philosophischen Überzeugungen oder andere sensible Informationen beziehen. Wir möchten auch nicht, dass Sie uns solche Informationen übermitteln. Wenn Sie sich dazu entscheiden sollten, uns dennoch solche Daten zu übermitteln, geschieht dies auf Ihr Risiko und Ihre Verantwortung. Mit der Übersendung solcher sensiblen Daten stimmen Sie darüber hinaus ausdrücklich der Verarbeitung dieser Daten durch uns im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), in den USA und in anderen Ländern zu. Ferner stimmen Sie zu, dass PeopleDoc für die mögliche Missachtung spezieller lokaler Vorschriften für sensible Daten nicht haftet.

Simple Speak: Wir erfassen folgende Daten nicht und möchten auch nicht, dass Sie uns diese übermitteln: Informationen über Ihre medizinische oder gesundheitliche Verfassung, Ihre Rasse oder ethnische Herkunft, Ihre politischen, religiösen oder philosophischen Überzeugungen oder andere sensible Informationen Eine Übermittlung solcher Daten entgegen unseres Wunsches geschieht ausschließlich auf Ihre eigene Verantwortung.

 

3.Wie die Daten verwendet werden

Wir verwenden die Daten, um unsere Dienste bereitzustellen und zu unterstützen. Das bedeutet: Wir verwenden die Informationen, die wir erhalten, zur Überprüfung von Konten und Aktivitäten und zur Förderung der Sicherheit innerhalb und außerhalb unserer Dienste. Beispiele dafür sind etwa die Untersuchung von verdächtigen Aktivitäten oder Verstößen gegen unsere Bestimmungen oder Richtlinien. Wir arbeiten hart daran, Ihr Konto zu schützen. Dafür setzen wir viele verschiedene Teams von Technikern, automatisierte System und eine fortschrittliche Verschlüsselungstechnologie ein.

Simple Speak: Wir verwenden die Informationen auch, um Sie und Ihr Konto zu schützen.

Wir verwenden die Daten hauptsächlich für folgende Zwecke:

  • Die Bereitstellung der Möglichkeit, sich geschützte Inhalte anzeigen zu lassen
  • Die Bereitstellung des Kunden-Supports von PeopleDoc
  • Fragebögen und Umfragen, die der Verbesserung unserer Produkte und Dienste dienen
  • Die Rekrutierung von Benutzern für Nutzungstests
  • Die individuelle Anpassung unserer Kommunikation (E-Mails, Newsletter usw.) und Dienste entsprechend Ihrer Vorlieben (was es Ihnen beispielsweise ermöglicht, spezielle Informationen über unsere Produkte und Dienste anzufordern)
  • Die Bereitstellung unserer Produktdokumentation oder anderer Kommunikationsmaterialien von PeopleDoc und/oder Dritten (z. B. Weißbücher usw.) für Sie als Download
  • Ihre Autorisierung zur Registrierung für von uns allein und/oder in Zusammenarbeit mit unseren Partnern organisierte Veranstaltungen
  • Gegebenenfalls für die Bereitstellung der Möglichkeit für Sie, Informationen an Dritte zu übermitteln

Sie dürfen die Daten Ihres PeopleDoc-Kontos niemals mit anderen teilen. Dies gilt insbesondere auch für Benutzernamen und Passwort. Wir empfehlen Ihnen, für Ihr PeopleDoc-Konto ein spezielles Passwort zu verwenden, das Sie nicht auch für andere Dienste benutzen. Bitte überprüfen Sie Ihr PeopleDoc-Konto regelmäßig, um sicherzustellen, dass Ihre Daten nicht manipuliert oder geändert wurden.

Simple Speak: Teilen Sie Ihre Informationen über Ihr PeopleDoc-Konto mit niemandem und seien Sie besonders vorsichtig mit den Passwörtern, die Sie erstellen.

Bitte melden Sie alle verdächtigen Aktivitäten in Ihrem Konto Ihrem Arbeitgeber und PeopleDoc. Dies gilt auch für automatisierte Nachrichten oder Anrufe von Personen, die Sie nicht identifizieren können. Die entsprechenden Informationen darüber, Wie Sie PeopleDoc kontaktieren, finden Sie unten.

Simple Speak: Wenn Sie das Gefühl haben, bei Ihrem Konto liegt irgendein Problem vor, lassen Sie uns dies bitte wissen

 

4. Wie und warum wir die Daten weitergeben, die wir erhalten

Wir arbeiten mit Drittfirmen oder Subunternehmern für die Datenverarbeitung zusammen, die uns dabei helfen, unsere Dienste anzubieten und zu verbessern. Wir geben Informationen an diese Drittfirmen oder Subunternehmer für die Datenverarbeitung weiter, die unser Unternehmen global unterstützen, beispielsweise indem sie technische Infrastrukturdienste bereitstellen, die Nutzung unserer Dienste analysieren, Kundenservice leisten oder Forschung und Umfragen durchführen. Diese Drittfirmen und Subunternehmen unterliegen in Bezug auf die Datenverarbeitung strengen Pflichten, die im Einklang mit den Diensten, dieser Datenschutzrichtlinie und den geltenden Gesetzen stehen.

Simple Speak: Wir arbeiten mit anderen Unternehmen zusammen, um Ihre Erfahrungen so zufriedenstellend wie möglich zu gestalten. Diese Unternehmen beweisen den gleichen Respekt gegenüber Ihren Daten wie wir. Deshalb vertrauen wir ihnen.

Wir geben Ihre Daten, einschließlich der personenbezogenen Daten, ausschließlich im Einklang mit dieser Richtlinie und im Rahmen der Dienste an Dritte weiter. Um ganz genau zu sein: Ohne Ihre vorherige Zustimmung verkaufen und vermieten wir Ihre Daten einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten nicht für andere als die von Ihnen verlangten Zwecke oder die Zwecke, für die Sie sich angemeldet haben, tauschen sie nicht mit Dritten aus und teilen sie auch nicht mit anderen.

Simple Speak: Wir machen Ihre Daten keinen anderen Unternehmen zugänglich als den Unternehmen, denen wir vertrauen. Unbefugten Personen, die in Verbindung mit der Bereitstellung unserer Dienste nicht über Zugangsrechte verfügen, gewähren wir keinen Zugriff auf Ihre Daten.

Sollte es in Bezug auf unser Unternehmen einmal zu einer Fusion oder Übernahme oder einem Verkauf unserer Vermögenswerte (vollständig oder teilweise) kommen, werden Ihre Daten möglicherweise an die natürliche oder juristische Person übermittelt, die das Eigentum am Unternehmen und/oder dessen Vermögenswerten erwirbt. Sie werden über die Auswirkungen eines solchen Eigentümerwechsels auf die Verarbeitung oder Verwendung Ihrer Daten ebenso informiert wie über Ihre Wahlmöglichkeiten in Bezug auf diese Änderungen.

Simple Speak: Sie werden über Änderungen bei der Verarbeitung Ihrer Daten immer informiert.

 

5. Aufbewahrung der Daten

Wir werden die Daten, die wir in Ihrem Namen verarbeiten, so lange aufbewahren/speichern, wie dies für die Bereitstellung der Dienste oder die Beantwortung von Anfragen erforderlich ist. Wir speichern und verwenden diese Daten nur insoweit, als dies erforderlich ist, um die Verträge und gesetzlichen Verpflichtungen einzuhalten, durch die PeopleDoc gebunden ist, und um Streitigkeiten zu beheben. Es werden keine Daten für andere Anwendungsbereiche als diejenigen gespeichert, für die wir sie ursprünglich erhalten haben.

Simple Speak: Wir werden Ihre Daten nur so lange aufbewahren/speichern, wie sie für den Zweck benötigt werden, für den Sie uns diese Daten übermittelt haben.

Wenn Sie ein Mitarbeiter eines unserer Kunden sind und nicht weiter mit einem unserer Kunden zusammenarbeiten möchten, der unsere Dienste nutzt, wenden Sie sich bitte direkt an diesen Kunden, Ihren Arbeitgeber.

Simple Speak: Wenn Sie derzeit ein Mitarbeiter eines unserer Kunden sind, wenden Sie sich, was die Aufbewahrung/Speicherung von Daten angeht, bitte direkt an diesen Kunden, Ihren Arbeitgeber.

 

6.Wie Sie Ihre Daten verwalten oder löschen können

Wenn Sie Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten erhalten oder diese korrigieren, ergänzen oder löschen wollen, wenden Sie sich mit der entsprechenden Anfrage bitte direkt an Ihren Arbeitgeber. Wenn Sie Auskunft über Ihre Daten in Ihrem e-Vault erhalten möchten, die sich nicht länger auf Ihren Arbeitgeber beziehen, oder wenn Sie diese korrigieren, ändern oder löschen wollen, können Sie sich jederzeit an uns wenden. Informationen darüber, wie Sie dies tun, erhalten Sie unter Wie Sie PeopleDoc kontaktieren. Normalerweise sind die Benutzer in der Lage, ihre Daten selbst zu entfernen, ohne dass wir dazu aktiv werden müssen. Wenn Sie jedoch eine Datenlöschung über PeopleDoc verlangen, werden wir auf diese Anfrage innerhalb einer angemessenen Frist reagieren und dabei das Risiko für die Aufbewahrung dieser Daten berücksichtigen.

Simple Speak: Sie können Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten sowie deren Korrektur, Ergänzung und Löschung verlangen. Sollten Sie dazu ohne unsere Hilfe nicht in der Lage sein, kontaktieren Sie uns bitte.

Wir geben Ihre Daten möglicherweise auch weiter, um auf Untersuchungen, gerichtliche Anweisungen oder Gerichtsverfahren zu reagieren oder um illegale Aktivitäten, vermuteten Betrug oder Situationen zu untersuchen oder zu verhindern oder Maßnahmen dagegen zu ergreifen, die mögliche Bedrohungen für die physische Sicherheit von Personen oder Verstöße gegen die Nutzungsbedingungen von PeopleDoc bedeuten oder in anderen Fällen, in denen das Gesetz dies verlangt.

Simple Speak: Wenn etwas schiefgeht und eine Behörde Ihre Daten verlangt, müssen wir diese möglicherweise der Behörde übermitteln.

 

7. Tracker

Wenn Sie die Dienste nutzen, werden möglicherweise Informationen des Terminals ausgelesen oder aufgezeichnet, den Sie dafür benutzen. Dies geschieht über den Einsatz von Cookies. Sie steuern die Nutzung von Cookies durch die Einstellungen Ihres Browsers.

Wir setzen Web-Analyse-Dienste ein, die mit Cookies arbeiten. Ein Cookie ist eine Textdatei, die auf Ihrem Computer gespeichert wird und die Nutzung einer Website analysiert. Die von einem Cookie erzeugten Informationen über Ihre Nutzung dieser Website (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden an einen Server übermittelt und dort gespeichert.

Diese Dienste verwenden diese Informationen, um Ihre Nutzung der Dienste auszuwerten und für PeopleDoc Berichte über die Aktivitäten auf der Website zusammenzustellen. Möglicherweise übermitteln diese Dienste solche Informationen auch an dritte Parteien, soweit dies gesetzlich zulässig ist oder soweit diese Drittparteien diese Daten verarbeiten. Diese Dienste werden Ihre IP-Adresse nicht mit anderen Daten verbinden, die sie aufzeichnen.

Durch die Nutzung der Dienste erklären Sie sich mit der Verarbeitung der über Sie erfassten Daten durch diese Dienste in der oben beschriebenen Art und Weise für die genannten Zwecke einverstanden und stimmen ihr zu. Sie können der Registrierung und Datenerfassung durch diese Dienste hier widersprechen.

Google Analytics: Sie können sich von der Datenerfassung durch Google Analytics abmelden, indem Sie die entsprechende Abmeldeseite besuchen.

Hotjar: Sie können sich von der Datenerfassung durch Hotjar abmelden, indem Sie die entsprechende Abmeldeseite besuchen. 

PeopleDoc verpflichtet sich, im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen Ihre vorherige Zustimmung einzuholen, bevor ein Tracker eingerichtet wird, dessen Einsatz Ihre vorherige Kenntnis und Zustimmung erfordert.

Simple Speak: Wir nutzen Web-Analyse-Dienste, die Tracker einsetzen, um unsere Dienste zu bewerten und zu verbessern. Sie können sich von diesen Analysediensten wie oben beschrieben abmelden.

 

8. Europäischer Wirtschaftsraum (EWR)

Daten, die im Europäischen Wirtschaftsraum („EWR“) erfasst werden, können für die in dieser Richtlinie beschriebenen Zwecke auch in Länder außerhalb des EWR übermittelt werden. Wir befolgen die Grundsätze des Rechts der Europäischen Union. Um die Übermittlung von Daten aus dem EWR an die Vereinigten Staaten und andere Länder auf die gleiche rechtliche Grundlage zu stellen, die die EU verlangt, schließen wir entsprechende Verträge ab. Darin nehmen wir die standardmäßigen Vertragsklauseln oder andere geeignete Sicherheitsvorkehrungen auf, wie die Europäische Kommission sie festgelegt hat. Bei Fragen oder Bedenken im Hinblick auf die Übermittlung der Daten außerhalb des EWR können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Simple Speak: Sie sind ein europäischer Bürger und leben in Europa? Wir übermitteln Ihre Daten möglicherweise in andere Länder. Aber Sie müssen sich keine Sorgen machen - wir haben entsprechende Vereinbarungen geschlossen. Diese sorgen dafür, dass alle Personen und Unternehmen in anderen Ländern Ihre Daten ebenso respektieren wie wir selbst.

 

9. Sicherheit und Benachrichtigung über Sicherheitsverletzungen

Wir sind der Sicherheit unserer Dienste verpflichtet und haben physische, administrative und technische Maßnahmen ergriffen, um den unbefugten Zugriff auf Ihre Daten zu verhindern. Unsere Sicherheitsrichtlinien regeln das Sicherheitsmanagement sowohl für den internen Betrieb als auch für den Betrieb der Dienste. Diese Richtlinien, die nach ISO/IEC 27001:2013 zertifiziert sind, regeln alle für die Dienste geltenden Sicherheitsbereiche und gelten für alle Mitarbeiter von PeopleDoc. Sie finden unser ISO/IEC 27001:2013-Zertifikat hier.

Simple Speak: Sicherheit liegt uns sehr am Herzen. Wir engagieren uns so sehr dafür, dass wir sogar ein entsprechendes ISO-Zertifikat besitzen!

Vorfälle, die den Verdacht eines unbefugten Umgangs mit Daten erwecken, werden bei uns sofort untersucht, und ebenso prompt reagieren wir darauf. Das globale Team für Informationssicherheit ebenso wie das Rechtsteam von PeopleDoc werden über solche Vorfälle informiert. Je nach der Natur der betreffenden Aktivität definieren diese Teams Eskalationspfade für die Weiterleitung an die Teams, die auf die Vorfälle reagieren und Abhilfe schaffen. Wenn wir feststellen, dass Ihre Daten unterschlagen oder auf sonstige Weise von Dritten missbräuchlich erworben wurden, werden wir diese Sicherheitsverletzung umgehend an Sie kommunizieren.

Simple Speak: Bei uns ist ein großartiges Team damit befasst, sich um alle verdächtigen Aktivitäten zu kümmern. Wir arbeiten allerdings vor allem auch daran, dafür zu sorgen, dass es gar nicht erst zu solchen verdächtigen Aktivitäten kommen kann.

 

10. Änderungen dieser Datenschutzrichtlinie 

Wir sind berechtigt, diese Richtlinie von Zeit zu Zeit zu aktualisieren - und vor allem zu verbessern. Dabei werden wir uns immer darum bemühen, das Ausmaß der Sicherheit zu erhalten, das die ältere Fassung Ihnen bietet. Wir werden Sie über alle wesentlichen Änderungen in der Art und Weise informieren, wie wir Ihre Daten behandeln. Dabei geben wir Ihnen Gelegenheit, die überarbeitete Richtlinie zu überprüfen und Bemerkungen dazu abzugeben, bevor Sie die Nutzung unserer Dienste fortsetzen.

Simple Speak: Wir werden Sie darüber informieren, wenn wir diese Datenschutzrichtlinie ändern. Aber bitte besuchen Sie diese Seite gerne öfter - Ihr Besuch ist uns immer ein Vergnügen!

Wir empfehlen Ihnen auch, diese Seite regelmäßig auf die aktuellsten Informationen über unsere Datenschutzpraktiken hin zu überprüfen.

Simple Speak: Bis bald!

 

11. How to contact PeopleDoc

Wenn Sie Fragen zu dieser Richtlinie haben, können Sie uns jederzeit per E-Mail an privacy@people-doc.com kontaktieren.

Simple Speak: Kontaktieren Sie uns!

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