PeopleDoc Employee File Management

Aktives HR-Dokumenten-Management

Mit PeopleDoc können Personalabteilungen Dokumente aktiv managen. Das reicht von der Dokumentenerzeugung über die Archivierung, den Zugriff, die Verteilung bis hin zum Löschen einer Personalakte. Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen und sicheren Ort, der von jedem Gerät jederzeit und von überall erreichbar ist.

PeopleDoc Employee File Management: Die Funktionen

Dokumentenerzeugung Erzeugen Sie einfache und komplexe Dokumente und nutzen Sie dafür Informationen aus PeopleDoc oder einem Ihrer anderen HR-Informationssysteme.

Elektronische Signatur Versetzen Sie Ihre Mitarbeiter in die Lage, Dokumente mit einem Klick online zu unterzeichnen. Legen Sie diese Dokumente automatisch in der digitalen Personalakte ab.

Zentralisierte Personalakte Erstellen, verwalten, speichern und sichern Sie alle Dokumente eines Mitarbeiters von jedem Ihrer Systeme in einer zentralisierten Personalakte.

Suchfunktion Nutzen Sie erweiterte Suchfunktionen, die verschiedene Kriterien anwenden, z. B. Dokumenttyp, Mitarbeiter, Datum oder andere Metadaten.

Sicherer Zugriff Kontrollieren Sie den Zugriff auf Akten mit Hilfe des Dokumenttyps oder der Nutzerrolle.

Sicheres Teilen Teilen Sie Dokumente mit Managern, Mitarbeitern oder externen Dritten sicher online und ohne die Einbindung von E-Mail oder die Verwendung von Papier.

Compliance aktiv managen Erfahren Sie schnell, welche Dokumente fehlen oder wann eine Aufbewahrungsfrist endet. Somit stellen Sie rechtzeitig Ihre Anfrage an die betroffenen Mitarbeiter.

Rechtliche Sperrfristen Versehen Sie Dokumente mit einem Klick mit einer rechtlichen Sperrfrist.

Aufbewahrungsfristen Versehen Sie Dokumente je nach Typ und Standort mit Aufbewahrungsfristen. So managen Sie die globale Compliance mit gesetzlichen und regulativen Vorgaben.

PeopleDoc Employee File Management: Die Vorteile

PeopleDoc Employee File Management versetzt Sie in die Lage, HR-Dokumente aktiv zu managen, so dass eine schnelle Bearbeitung, die Einhaltung der Compliance und die Sicherheit gewährleistet werden können.

Produktivität steigern

Vereinfachen Sie die Handhabung wiederkehrender Aufgaben, wie zum Beispiel Dokumente sortieren oder nach ihnen suchen oder auch die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung, Unterzeichnung oder Prüfung.

Compliance managen

Erkennen Sie schnell, welche Dokumente fehlen oder bei welchen Dokumenten die Aufbewahrungsfrist endet, so dass Sie diese rechtzeitig von den Mitarbeitern anfordern können. Prüfprotokolle informieren Sie, wer die Dateien gespeichert, verschoben, weitergeleitet oder gelöscht hat.

PeopleDoc HR Compliance Assist ist ein Service, der Personalleiter in weltweiten Konzernen dabei unterstützt, die Compliance zu managen und Datenschutzrisiken zu minimieren.

Auf Dokumente schnell und sicher zugreifen

Greifen Sie auf Personalakten jederzeit und von überall zu. Die Datenhaltung erfolgt an einem zentralen Ort. Dokumente, die in PeopleDoc, Ihrem HRIS oder einem anderen HR-System generiert wurden, werden automatisch in der Personalakte gespeichert. Papierdokumente können gescannt und in der Personalakte abgelegt werden.

Eine komplette Lösung

Dateien entstehen nicht von selbst. Jedes Dokument, das als Teil eines automatisierten Prozesses oder über eine Mitarbeiteranfrage im Case Management generiert wurde, wird automatisch in der richtigen Personalakte mit dem passenden Hinweis abgelegt.

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