Es geht um die Umwelt, unsere Ressourcen und darum, wie Unternehmen Nachhaltigkeit in allen Abteilungen leben können. Themen wie Corporate Social Responsibility (CSR) und Environmental Social Governance (ESG) rücken durch neue gesetzliche Vorgaben und Richtlinien nun zwangsläufig in den Fokus deutscher Unternehmen.
Die Personalabteilung ist noch immer vor allem Eins: Ein Verwaltungsapparat. Tagtäglich werden (teils wiederholend) eine Vielzahl von Papierdokumenten generiert. Der Verwaltungsaufwand ist immens uns kostet neben Ressourcen wie Wasser, Holz und CO2 auch jede Menge Zeit. Genau diese Zeit braucht die HR jedoch, um sich wichtigeren, strategischen Zielen zu widmen: den Menschen im Unternehmen. Denn auch die langfristige Bindung von Mitarbeitenden ans Unternehmen bedeutet Nachhaltigkeit.
Die Digitalisierung spielt eine allgegenwärtige Rolle in unserem Alltag. Wir kommunizieren und agieren digital und greifen eher in Ausnahmen auf echte Papierdokumente zurück – nicht zuletzt, weil es meist unpraktisch geworden ist. Die Realität am Arbeitsplatz sieht häufig jedoch noch immer völlig anders aus.
Ein Papierdokument im Geschäftsumfeld steht weiterhin für Vertrauen und Sicherheit und unterstreicht den offiziellen Charakter. Die Kehrseite ist, dass die Erstellung und Verwaltung eines solchen Dokuments vielfach höher als der eigentliche Nutzen sind. Versucht ein Unternehmen den Spagat zwischen analog und digital kommt dann noch zusätzlicher Aufwand für die Digitalisierung hinzu. Laut einer Studie von Forrester für DocuSign aus 2020 erstellten 9 von 10 Unternehmen Verträge von Grund auf neu und fassten Informationen händisch nach. Auch Zahlungen funktionieren häufig weiter analog. Eine amerikanische Studie aus dem letzten Jahr zeigt, dass 81 % der befragten Unternehmen Papierschecks für B2B-Zahlungen nutzen. Grobe Zahlen lassen vermuten, dass ein Büroangestellter durchschnittlich bis zu 10.000 Blatt Papier pro Jahr druckt – Mehrheit wird einfach wieder weggeworfen.
Ein kleiner Umweltcheck: 10.000 Blatt Kopierpapier bedeuten 149,5 kg Holz, 2.604 Liter Wasser und 52,9 kg CO2. Und das pro Mitarbeiter …
Mindestens genauso problematisch ist, dass dadurch Papierdokumente in individuellen Systemen, verschiedenen Akten oder auf Schreibtischen aufbewahrt werden. Das erschwert die tägliche Arbeit, verhindert die Zugänglichkeit aller Beteiligter und hat einen erheblichen Einfluss auf mögliche Compliance-Regelungen.
Wir brauchen Dynamik und Agilität, um mit den Entwicklungen der Geschäftswelt mitzuhalten. Die Suche nach Informationen in Aktenschränken und wiederholende Aufgaben wie Scannen, Kopieren und das Ausfüllen von Dokumenten überlasten analoge Personalabteilungen. Faktisch bleibt so weniger Zeit für wertschöpfende, strategische Aufgaben. In einer PWC-Umfrage über HR-Technologien aus 2020 sagten knapp die Hälfte der befragten Personalverantwortlichen, dass cloud-basierte HR-Technologien die Effizienz steigern, und 35 % waren der Meinung, dass diese die Kosten reduzieren.
Papierbasierte Mitarbeiterakten erschweren es compliance-konform zu agieren. Es entsteht eine Unübersichtlichkeit von Vollständigkeiten, Gültigkeiten und der generellen Existenz von Akten für alle Mitarbeitenden. Durch die strengen DSGVO-Regelungen in Europa wird das analoge Dokumentenmanagement zusätzlich kompliziert. Die Personalabteilung muss immerhin stets nachweisen können, dass die Daten „genau und aktuell“ sowie immer „relevant und auf das Notwendige beschränkt“ sind, und dabei so verarbeitet wurden, dass die Sicherheit gewährleistet ist.
Papierdokumente gewährleisten weder Echtzeitdaten noch digitale Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende. Die HR hat dementsprechend keinen Einblick in die neuesten Trends der gesamten Belegschaft oder die Leistung, das Engagement, die Benefits und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden. Alles wichtige Informationen für eine zukunftsorientierte, effektive und vor allem nachhaltige Personalstrategie.
Nachhaltigkeit: Ein unausweichliches Thema für Unternehmen weltweit. Auch in den Jahresberichten großer und auch kleinerer Organisationen werden Angaben zu Engagement und Projekten im Sinne der Umwelt wichtiger. Der Verbrauch von Papier und Karton stieg 2020 weltweit auf rund 399 Millionen Tonnen an – insgesamt wird er voraussichtlich bis 2030 461 Millionen erreichen. Analoges Dokumentenmanagement ist faktisch schlecht, für die digitale Funktionalität im Unternehmen und erst recht für unsere Umwelt.
Digitalisierung ist die Zukunft. Das zeigt auch eine Studie von Forrester, die skizziert, dass die Anzahl der Remote-Mitarbeitenden in der „neuen Normalität“ nach der Pandemie etwa 300 % über dem Niveau vor der Pandemie liegen wird. Das erfordert Agilität, Schnelligkeit, eine gute Vernetzung und eine motivierende Arbeitsumgebungen. Papier und echte Unterschriften werden also zunehmend redundant – ein Boost in die richtige Richtung, finden wir.
Das papierlose Büro verspricht Produktivität, Effizienz und Compliance in der HR. Darüber wird seit mehr als 30 Jahren gesprochen – nun müssen endlich Taten folgen.
Unternehmen müssen ihre Kultur und das damit verbundene Dokumentenmanagement verändern und Vertrauen für einfache, intuitive und zuverlässige Technologien schaffen. Die ideale Option ist eine zentrale Plattform für alle operativen Personalprozesse. Eine integrierte Systemlandschaft garantiert eine höhere Produktivität, da jederzeit unkompliziert auf Dateien, Bits und einzelne Datenfragmente zugegriffen werden kann.
Ein unkompliziertes digitales Dokumentenmanagement spart der HR viel Zeit, indem die Suche nach Dateien erleichtert wird, Dokumente automatisch generiert und zur elektronischen Signatur oder Bestätigung an die Mitarbeitenden versendet werden können. Sie behalten immer den Überblick und erkennen sofort, wenn Richtlinien nicht eingehalten werden, welche Dokumente bei den Mitarbeitenden besonders gefragt sind und welche Maßnahmen Sie ergreifen sollten, um das Geschäftsergebnis zu fördern.
Das papierlose Büro: Durch cloud-basierte Technologien (besonders in der HR) ist das jetzt wirklich realistisch. Ein Fortschritt nicht nur für Ihre Produktivität, sondern für Ihre positive Ökobilanz und mehr Nachhaltigkeit.