Digitales Onboarding: der perfekte Start für Ihre neuen Mitarbeiter

Es wird stark unterschätzt und leicht übersehen: Onboarding ist eines der ersten, wichtigsten Elemente der Mitarbeiterbindung – und wird in vielen Unternehmen nur halbherzig durchgeführt. Gerade jetzt, wo Remote Work zur Regel wird, zeigen sich die Grenzen traditioneller Onboarding-Prozesse.

Warum ist Onboarding so wichtig und wie fördert ein digitaler Onboarding-Prozess die erfolgreiche Employee Experience?

Warum Onboarding unverzichtbar ist

Etwa ein Drittel aller Unternehmen erlebt, dass Neueinstellungen bereits vor dem ersten Arbeitstag wieder abspringen, wie die 3. Haufe Onboarding-Studie ergab. Laut einer weiteren Umfrage sind knapp 80 Prozent der Mitarbeiter innerhalb der ersten 12 Monate in einer neuen Position wieder auf Jobsuche oder offen für Angebote. Der Großteil davon gab an, schlechte Erfahrungen während der Anfangsphase gemacht zu haben. 

78 Prozent der Personaler sind überzeugt: Fluktuation im ersten Jahr kann durch besseres Onboarding deutlich gesenkt werden – und es muss bereits vor dem ersten Arbeitstag beginnen.

Das digitale Onboarding richtig umgesetzt sorgt dafür, dass Sie Ihre neuen Mitarbeiter schneller einbinden und sofort nach Vertragsunterzeichnung eine optimale Employee Experience erzielen.

Willkommenskultur und Wertschätzung 

Durch einen positiven Onboarding-Prozess vermitteln Sie neuen Mitarbeitern die Sicherheit, dass Sie die richtige Entscheidung für ihre Karriere getroffen haben. Sie spüren, dass Sie wertgeschätzt werden – und werden dies durch hohes Engagement und Loyalität zurückzahlen.

Höhere Produktivität vom ersten Tag an

Gutes Onboarding hilft neuen Mitarbeitern, ab dem ersten Tag einen Beitrag zu leisten. Um produktiv zu arbeiten, brauchen Mitarbeiter einen gut ausgestatteten Arbeitsplatz, Zugang zu allen wichtigen Informationen und den Kontakt zum Team. Je schneller sie diese Dinge bekommen, desto schneller können sie selbstständig und produktiv arbeiten.

Am Anfang sind neue Mitarbeiter besonders motiviert. Nutzen Sie dieses Potenzial, anstatt den Mitarbeiter durch einen schleppenden Einarbeitungsprozess zu demotivieren.

Compliance einhalten

Formulare ausfüllen und Daten erfassen sind wenig spannende, aber unverzichtbare Bestandteile des Onboarding. Genauso muss der Mitarbeiter über Betriebsvereinbarungen und andere Regelungen informiert werden. Durch einen strukturierten Prozess stellen Sie sicher, dass alle für die Compliance nötigen Aufgaben erledigt und alle Daten sicher erfasst und verarbeitet werden.

Warum traditionelles Onboarding versagt

Verschiedenste Abteilungen und Mitarbeiter sind involviert, dutzende Aufgaben über Tage und oft Wochen sind zu erledigen: Onboarding ist komplex. Der traditionelle Prozess mit Dokumenten und Checklisten auf Papier wird dieser Komplexität nicht gerecht. Was sind seine Schwächen?

Niemand hat den kompletten Überblick, Manager und Kollegen sind nicht eng in den Prozess eingebunden – erst recht nicht, wenn sie räumlich verteilt arbeiten. Ob und wie gut die Zusammenarbeit klappt, bleibt dadurch oft dem Zufall überlassen.

Neue Mitarbeiter könnten sich leicht überfordert fühlen, wenn Sie Ihnen am ersten Tag einen Stapel Papier auf den Schreibtisch legen. Wahrscheinlich lesen sie das Meiste davon nicht. Die Beteiligten übersehen leicht Termine und Aufgaben für die Einarbeitung. Liefert der neue Mitarbeiter wichtige Daten nicht, fällt das erst viel später auf.

Nicht zuletzt entspricht ein solcher Prozess einfach nicht mehr den Anforderungen der modernen Arbeitswelt: Mitarbeiter sollen innovativ sein, agil in Teams arbeiten, neue Technologien erlernen. Wie passt es da ins Bild, wenn sie sich die ersten Tage ihres neuen Jobs isoliert am Schreibtisch durch Papierberge arbeiten sollen?

Die Vorzüge eines digitalen Onboarding-Prozesses

Durch einen digitalen Onboarding-Prozess können Sie das Potenzial der wichtigen ersten Tage voll ausnutzen. Sie bieten neuen Mitarbeitern einen modernen, interaktiven Einstieg, der ihrer gewohnten Arbeitsweise entspricht. Sie geben ihnen die Chance, sofort loszulegen und zu beweisen, warum sie für Ihr Unternehmen so wertvoll sind.

Was beinhaltet ein digitaler Onboarding-Prozess und wie profitieren HR, Fachabteilung und die Mitarbeiter davon?

Automatisierter, standardisierter Prozess

Sie definieren einmalig Ihre Standard-Prozesse für das Onboarding, inklusive Dokumente, Aufgaben und Termine. Je nach Rolle, Abteilung oder Standort können Sie unterschiedliche Prozesse anlegen. Für jeden neu eingestellten Mitarbeiter starten Sie den Prozess innerhalb weniger Minuten: kümmern Sie sich lieber persönlich um neue Mitarbeiter statt Ihre Zeit für immer wiederkehrende Routineaufgaben zu verschwenden.

Personalisiertes Onboarding-Portal

Der neue Mitarbeiter erhält einen Log-In für das PeopleDoc Mitarbeiter-Portal. Dort wird er persönlich begrüßt. Er sieht alle Aufgaben und Informationen, die für ihn persönlich relevant sind, und kann den Prozess und seine Aufgaben Schritt für Schritt durcharbeiten.

Bequemes Dokumentenmanagement

Der Mitarbeiter und am Onboarding beteiligte HR-Fachkräfte können alle Formulare direkt im Portal ausfüllen, elektronisch signieren und an die Personalabteilung übermitteln. Ausdrucken und einscannen wird überflüssig, und Sie müssen den Dokumenten nicht hinterherlaufen.

Alle Dokumente werden sicher, gemäß den Compliance-Vorschriften und anhand der  gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert. Nur wer die erforderlichen Rechte hat, kann darauf zugreifen.

Digitale Personalakte

Alle Dokumente und Daten vom oder über den Mitarbeiter werden – entsprechend der gesetzlichen Regelungen – zentral in der digitalen Personalakte gespeichert. Der Mitarbeiter selbst, Führungskräfte und die Personalabteilung haben jederzeit den Überblick. 

Aufgabenmanagement

In seinem persönlichen Account wird jeder, der am Onboarding beteiligt ist, über seine Aufgaben informiert. Team-Mitglieder können die Einarbeitung planen oder für Vertretung sorgen, wenn sie krank oder im Urlaub sind.

In der Personalabteilung können Sie nachverfolgen, welche Aufgaben erledigt und welche noch offen sind – besonders wichtig, wenn das Onboarding oder Teile davon remote stattfinden.

Wissensdatenbank und Anträge

Der neue Mitarbeiter erhält über die Wissensdatenbank sofort Zugriff auf alle Informationen, die er für seine Arbeit braucht. Er kann Fragen oder Anträge an HR stellen, die automatisch zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden.

Reporting und Analyse

Über ein zentrales Reporting-Dashboard sehen Sie, wie Ihr digitales Onboarding-Angebot genutzt wird: zum Beispiel, wie lange es dauert, bis einzelne Aufgaben erledigt werden. Sie erkennen Bereiche, in denen Sie Ihren Onboarding-Prozess weiter verbessern können.

Digitales Onboarding mit einer HR-Service-Delivery-Plattform

Sie haben viel Geld und Zeit investiert, um neue Mitarbeiter zu finden – verlieren Sie sie nicht wieder durch negative Erlebnisse während der Einarbeitungszeit. Durch einen digitalen Onboarding-Prozess unterstützen Sie Ihren Mitarbeiter beim perfekten Start in den neuen Job.

Eine cloudbasierte HR-Service-Delivery-Plattform hilft Ihnen, einen solchen Prozess mit minimalem manuellem Aufwand aufzusetzen. Erfahren Sie, wie das mit der Lösung von PeopleDoc ganz praktisch funktioniert: Schauen Sie sich das Webinar-on-Demand an, in der wir Sie Schritt für Schritt durch den Prozess führen.