Employee Experience | HR Shared Services
Durchschnittliche Lesezeit: 7 min.
Unsere Arbeitswelt steckt nicht nur mitten in einem Wandel, sie durchlebt regelrecht eine echte Transformation: Digital Natives machen einen immer größeren Teil der Belegschaft aus, Suchmaschinen liefern unzählige Informationen in Sekundenschnelle und Online-Händler wissen bereits was Kunden brauchen, bevor diese überhaupt etwas in den Warenkorb gelegt haben.
Die Liste an Beispielen aus der Konsumgüterbranche lässt sich endlos fortführen. Die digitalen Erfahrungen und Einkaufserlebnisse aus dem Privatleben führen zu höheren Erwartungen an den Arbeitsplatz, die eingesetzten Technologien und das Arbeitsumfeld selbst. Unternehmen, die nicht auf das veränderte Verhalten ihrer Arbeitnehmer eingehen bleiben bereits mittelfristig auf der Strecke.
Was gehört also ganz oben auf die Prioritätenliste der HR-Abteilung, um die Erwartungen der Mitarbeiter zufriedenstellend zu erfüllen?
1. Self-Service
Das Internet hat Konsumenten weltweit zu Self-Service-Experten gemacht, ganz gleich ob es darum geht, Urlaube zu buchen, Termine zu vereinbaren oder Retouren anzumelden. Die persönliche Interaktion mit Dritten ist hier nicht mehr zwingend notwendig. Warum sollten sich HR Services davon unterscheiden? Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, HR-Informationen in einer Wissensdatenbank selbst zu suchen, Anträge auszufüllen und Prozesse zu initiieren spart nicht nur Zeit für den Mitarbeiter, sondern auch für die Personalabteilung. Gleichzeitig können Mitarbeiter kontinuierlich über den aktuellen Stand Ihrer Belange informiert werden und das Vertrauen wird durch genau dieses transparente Vorgehen gesteigert. Ist ein Fall doch einmal komplizierter, kann der Mitarbeiter direkt mit einem HR-Kollegen sprechen, da dieser nun wesentlich mehr Kapazität hat, um sich damit eingehend zu befassen. Quasi eine Win-Win-Situation, die im digitalen Zeitalter kein Nice-to-Have mehr sein sollte – besonders hinsichtlich der positiven Effekte auf die Rentabilität der HR Services und des allgemeinen Unternehmenserfolgs.
2. Mobile Verfügbarkeit
Bei der digitalen Transformation geht es nicht nur um die Digitalisierung an sich, sondern auch um die flexible und stetige Arbeitsfähigkeit aller Mitarbeiter, ganz gleich von welchem Standort. Mobile Endgeräte gehören heutzutage fast zur Grundausstattung eines jeden Arbeitnehmers dazu, privat, aber auch beruflich. Fast alles, was über einen Computer oder Laptop erledigt werden kann, kann mittlerweile auch per Smartphone ausgeführt werden. Digitale Mitarbeiter erwarten, dass sie arbeitsrelevante sowie Unternehmensinformationen flexibel über das mobile Endgerät abrufen können. Wäre es nicht also praktisch, wenn Mitarbeiter von unterwegs Urlaubsanträge verwalten, Elternzeit einreichen und Artikel zu den neusten Arbeitsrichtlinien recherchieren können? Auch Mitarbeiter ohne festen Bildschirmarbeitsplatz, zum Beispiel in der Produktion oder im Außendienst, profitieren von einem mobilen Access zu HR Services.
3. Digitales Dokumenten-Management
Wann haben Sie zuletzt einen handgeschriebenen Brief verschickt? E-Mails haben uns in die komfortable Lage versetzt, schnell und unkompliziert zu kommunizieren – ohne große Zeitverzögerungen. Online-Kommunikation ist kein Novum und gehört seit vielen Jahren zum Standard in der Geschäftswelt. Es gibt nur noch wenig analogen Schriftverkehr … häufig in der HR-Abteilung. Warum nicht auch hier digital agieren? Digitale Lösungen erfüllen nicht nur höchste Sicherheits- und Datenschutzanforderungen, sie ermöglichen den standortunabhängigen Zugriff und die elektronische Unterschrift zeitkritischer HR-Dokumente. Die Zukunft der HR steht für hohe Anforderungen auf Arbeitnehmerseite und das reibungslose Dokumenten-Management ist ein wesentlicher Bestandteil einer positiven Employee Experience.
4. Personalisierung
Personalisierung ist heutzutage ein Haupttreiber von Technologieentwicklungen. Wir haben uns in den letzten Jahren von generischen Online-Erfahrungen hin zu spezifischen Nutzererfahrungen gemausert. Online-Händler empfehlen beispielsweise Bücher basierend auf dem bisherigen Einkaufsverhalten, Streaming-Dienste machen dasselbe mit Filmen und Serien. Suchmaschinen liefern Resultate basierend auf dem existierenden Suchverlauf und Standort eines Nutzers. Es ist sehr unwahrscheinlich, dass ein Nutzer Empfehlungen erhält, die rein gar nicht zu ihm oder ihr passen.
Die HR-Abteilung sollte Technologien einsetzen, die ein ähnliches Maß an Personalisierung zulassen. Digitale Mitarbeiter werden kaum mit einem System interagieren wollen, dass irrelevante und unübersichtliche Informationen liefert. Eingesetzte Lösungen sollten Inhalte anzeigen, die zu den Persönlichkeitsmerkmalen eines jeden Mitarbeiters passen, z.B. dem Job Level, dem Standort, der Abteilung und so weiter. Mitarbeiter erwarten, dass sie schnell und unkompliziert auf genau die Richtlinien und Formulare zugreifen können, die zu den individuellen Bedürfnissen und der eigenen Position passen. Die Personalabteilung sollte also genau diese persönliche und individuelle Erfahrung bieten können.
Dabei sollte jedem HR'ler bewusst sein, dass die Erwartungshaltung der Mitarbeiter auf den technischen Erfahrungen aus dem privaten Umfeld basieren. Bemüht sich die HR-Abteilung um konsumentenähnliche Nutzererfahrungen verleiht das dem Mitarbeiter-Engagement eine neue positive Komponente und trägt zu einer nachhaltigen Employee Experience und Zufriedenheit bei.
